Verwaltervertrag und Beirat in der WEG: Befugnisse, Kontrolle und Kündigung

Das Zusammenspiel zwischen WEG-Verwalter, Verwaltungsbeirat und Eigentümerversammlung bildet das organisatorische Rückgrat jeder Wohnungseigentümergemeinschaft. Funktioniert diese Zusammenarbeit nicht – etwa weil der Verwalter Angebote verschleppt, Rechnungen nicht einsehen lässt oder eigenmächtig Großaufträge vergibt –, drohen Stillstand, Veruntreuung und Sanierungsstau.

Seit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) hat sich die Rechtslage grundlegend gewandelt: Einerseits besitzt der Verwalter weitreichende gesetzliche Befugnisse im Außenverhältnis; andererseits können Wohnungseigentümer eine unzuverlässige Verwaltung nunmehr jederzeit und ohne Nachweis eines wichtigen Grundes abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG).

Bestellung versus Vertrag: Die juristische Trennung

Zwischen dem Verwalter und der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) bestehen zwei rechtlich getrennte Rechtsverhältnisse:

1. Die Bestellung (Organstellung): Ein Beschluss der Eigentümerversammlung nach § 26 Abs. 1 WEG, der die Person oder Gesellschaft zum Organ der Gemeinschaft ernennt. Die Bestellung erfolgt für maximal fünf Jahre (bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum für höchstens drei Jahre).
2. Der Verwaltervertrag (Dienstvertrag): Der schuldrechtliche Vertrag, der Vergütung, Pflichten, Sonderhonorare und Laufzeiten regelt.

Das jederzeitige Abberufungsrecht nach § 26 Abs. 3 WEG

Früher war der Wechsel eines Verwalters äußerst kompliziert, da ein gerichtsfester „wichtiger Grund“ (beispielsweise schwere Untreue) bewiesen werden musste. Seit der Reform gilt:

• Jederzeitige Abberufung: Die Eigentümerversammlung kann den Verwalter mit einfacher Mehrheit jederzeit und ohne Begründung abberufen.
• Kopplung an den Verwaltervertrag: Wird der Verwalter abberufen, endet der Verwaltervertrag kraft Gesetzes spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Die Gemeinschaft muss dem geschassten Verwalter also maximal noch für ein halbes Jahr das Grundhonorar weiterzahlen, ist ihn im Tagesgeschäft jedoch sofort los.

Welche Entscheidungen der Verwalter alleine treffen darf

Nach § 27 Abs. 1 WEG ist der Verwalter gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und verpflichtet, diejenigen Maßnahmen eigenverantwortlich zu treffen, die:

• von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen (beispielsweise Beauftragung von Routine-Wartungen, Reparatur eines defekten Treppenhauslichts oder Nachbestellung von Heizöl im üblichen Rahmen), oder
• zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Rechtsnachteils erforderlich sind (beispielsweise Fristwahrung bei Klagen oder Notreparatur eines Rohrbruchs).

Alle weitergehenden Maßnahmen – insbesondere Sanierungen von Dach, Fassade oder Heizung oder der Abschluss langfristiger Dienstleistungsverträge – sollte die Eigentümerversammlung vorher beschließen. Nach § 27 Abs. 2 WEG können die Eigentümer die Rechte und Pflichten des Verwalters aus Absatz 1 durch Beschluss einschränken oder erweitern; wer dem Verwalter mehr Spielraum geben will, muss das also ausdrücklich beschließen. Nach außen bleibt die Vertretungsmacht des Verwalters unbeschränkt (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG); beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags braucht er aber einen Beschluss. Wie Sanierungen finanziert werden und wann Rücklagen ausreichen, erläutert der Ratgeber zu /recht-finanzen/erhaltungsrucklage-und-sonderumlage/.

Die Kontrollfunktion des Verwaltungsbeirats nach § 29 WEG

Der Verwaltungsbeirat ist kein Beschlussorgan, sondern das interne Kontroll- und Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwalter:

Aufgabe des Beirats	Gesetzliche Grundlage	Praktische Umsetzung in der WEG
Überwachung und Unterstützung	§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG	Regelmäßiger Austausch mit dem Verwalter, Vorbereitung der Versammlungstermine
Rechnungsprüfung	§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG	Stichprobenartige oder vollständige Prüfung von Kontoauszügen, Rechnungsbelegen und Verträgen
Vertretung der GdWE	§ 9b Abs. 2 WEG	Unterzeichnung des Verwaltervertrags und Vertretung bei Rechtsstreitigkeiten gegen den Verwalter
Stellungnahme zu Finanzunterlagen	§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG	Vorlage eines schriftlichen Prüfberichts vor Beschlussfassung über die Jahresabrechnung

Haftungsprivileg für ehrenamtliche Beiräte (§ 29 Abs. 3 WEG)

Da Beiratsmitglieder meist Miteigentümer sind, die das Amt ehrenamtlich ausüben, schützt das Gesetz sie vor überzogenen Schadensersatzansprüchen: Wer unentgeltlich tätig ist (oder lediglich Auslagenersatz erhält), haftet gegenüber der Gemeinschaft nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

Kontentrennung: Gelder der Gemeinschaft gehören auf ein eigenes Konto

Hausgeld, Erhaltungsrücklage und Sonderumlagen sind Gemeinschaftsvermögen (§ 9a Abs. 3 WEG). Eine ausdrückliche Vorschrift, dass der Verwalter dieses Geld getrennt von seinem Vermögen halten muss, enthält das WEG seit der Reform von 2020 nicht mehr: Der frühere § 27 Abs. 5 WEG wurde nicht übernommen, und der heutige § 27 besteht nur aus den Absätzen 1 und 2. Der Grundsatz bleibt trotzdem Standard ordnungsmäßiger Verwaltung und folgt aus seiner Stellung als Verwalter fremden Vermögens. Praktisch heißt das:

• Gelder der Gemeinschaft sollten auf einem offenen Konto geführt werden, das auf den Namen der Gemeinschaft lautet. Der Verwalter handelt dann nur als Bevollmächtigter.
• Sammel- oder Treuhandkonten auf den Namen des Verwalters bergen das Risiko, dass Gläubiger des Verwalters auf das Geld zugreifen. Ob ein solches Konto im Einzelfall zulässig ist, hängt von Beschluss und Verwaltervertrag ab; die Eigentümer können im Vertrag eine Kontoführung im Namen der Gemeinschaft verlangen.
• Verfügungsberechtigungen und Einsichtsrechte sollten im Verwaltervertrag oder per Beschluss so geregelt sein, dass der Beiratsvorsitzende die Kontobewegungen jederzeit einsehen kann. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht.

Wie der Verwalter den jährlichen Wirtschaftsplan und die Abrechnung aufstellen muss, zeigt der Beitrag zu /immobilie-eigentum/weg-wirtschaftsplan-jahresabrechnung/.

Stolperfallen im Verwaltervertrag vermeiden

Vor der Unterzeichnung eines Verwaltervertrags sollte der Beirat den Entwurf genau prüfen:

1. Intransparente Sonderhonorare: Manche Verwaltungen werben mit einem niedrigen Grundhonorar pro Einheit und Monat, verlangen im Kleingedruckten jedoch Extragebühren für Versammlungen nach 19:00 Uhr, Vorbereitung von Sanierungsbeschlüssen oder Mahnschreiben.
2. Automatische Verlängerungsklauseln: Vertragsklauseln, die eine automatische Verlängerung um mehrere Jahre vorsehen, wenn nicht Monate im Voraus gekündigt wird, benachteiligen die Eigentümer unangemessen und können nach § 307 BGB unwirksam sein.
3. Zertifizierter Verwalter (§ 26a WEG): Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (IHK-Prüfung) gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung, und jeder Eigentümer kann sie verlangen. Ausnahme: Hat die Gemeinschaft weniger als neun Sondereigentumsrechte, ist ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt und verlangt weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter, entfällt der Anspruch.

Vorgehen bei Verwalterwechsel: Schritt für Schritt

Möchte die Gemeinschaft den Verwalter wechseln, empfiehlt sich folgende strukturierte Vorgehensweise:

1. Beirat holt Vergleichsangebote ein: Mindestens zwei bis drei Angebote neuer, zertifizierter Hausverwaltungen einholen und Leistungskataloge abgleichen.
2. Außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen: Sie beruft grundsätzlich der Verwalter ein; fehlt er oder weigert er sich pflichtwidrig, können der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung in Textform verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG).
3. Beschlussfassung: In der Versammlung wird die Abberufung des bisherigen Verwalters zum Stichtag X und die Bestellung des neuen Verwalters mit einfacher Mehrheit beschlossen.
4. Kündigung erklären: Dem Verwalter gegenüber vertritt der Beiratsvorsitzende oder ein dazu ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG); er erklärt die Kündigung des Verwaltervertrags, soweit sie nötig ist. Spätestens sechs Monate nach der Abberufung endet der Vertrag ohnehin (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Sicherheitshalber sollte die Erklärung in Textform erfolgen und dem Verwalter nachweisbar zugehen.
5. Akten- und Kontenübergabe: Der bisherige Verwalter muss alle Beschluss-Sammlungen, Bauakten, Verträge und Bankunterlagen lückenlos an den neuen Verwalter übergeben.