Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung der WEG: Welche Zahl Eigentümer wo finden
Vorschüsse, tatsächliche Kosten, Nachschüsse und Vermögen erfüllen verschiedene Zwecke. Wer sie trennt, erkennt Abweichungen und Risiken schneller.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Wirtschaftsplan kalkuliert künftige Einnahmen und Ausgaben sowie die Vorschüsse der Eigentümer.
- Nach Ablauf des Jahres beschließen die Eigentümer auf Grundlage der Abrechnung über Nachschüsse oder die Anpassung beschlossener Vorschüsse.
- Der Vermögensbericht ergänzt die Abrechnung um Rücklagenstand und wesentliches Gemeinschaftsvermögen.
Die Begriffe klingen ähnlich, beantworten aber unterschiedliche Fragen: Der Wirtschaftsplan schaut nach vorn, die Jahresabrechnung zurück und der Vermögensbericht auf den Bestand. Wer nur den Hausgeldbetrag betrachtet, übersieht schnell, ob Kosten realistisch geplant, richtig verteilt und tatsächlich bezahlt wurden.
Nach § 28 WEG stellt der Verwalter jeweils einen Wirtschaftsplan und nach Jahresende eine Abrechnung auf. Zusätzlich muss jedem Wohnungseigentümer ein Vermögensbericht zur Verfügung gestellt werden. Diese Unterlagen gehören zusammen, sind aber nicht austauschbar.
Der Wirtschaftsplan finanziert das kommende Jahr
Im Wirtschaftsplan stehen die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft. Daraus werden die Vorschüsse der einzelnen Eigentümer abgeleitet, umgangssprachlich meist Hausgeld genannt. Enthalten sind typischerweise laufende Betriebskosten, Verwaltung, Versicherungen, Wartung und die geplante Zuführung zur Erhaltungsrücklage.
Prüfen Sie, ob bekannte Preisänderungen und beschlossene Maßnahmen berücksichtigt wurden. Ein Ansatz aus dem Vorjahr ist nicht automatisch plausibel, wenn ein neuer Versicherungsvertrag, höhere Energiekosten oder eine größere Wartung ansteht.
Verteilerschlüssel zeilenweise kontrollieren
Kosten werden nicht notwendig alle nach demselben Schlüssel verteilt. Miteigentumsanteile, Verbrauch, Einheitenzahl, Teilungserklärung und Beschlüsse können unterschiedliche Zuordnungen ergeben. Kontrollieren Sie besonders neu angelegte Kostenarten und Abweichungen gegenüber dem Vorjahr.
Bei Heizung und Warmwasser gelten zusätzlich die Regeln der Heizkostenverordnung. Eine Gesamtsumme in der WEG-Unterlage ersetzt nicht die nachvollziehbare verbrauchsabhängige Abrechnung gegenüber den jeweiligen Nutzern.
Die Jahresabrechnung zeigt tatsächliche Zahlungsströme
Nach Ende des Kalenderjahres stellt die Jahresabrechnung die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben zusammen. Sie ermöglicht den Vergleich mit der Planung. Die Eigentümer beschließen nach § 28 WEG über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse.
Vergleichen Sie große Positionen mit Rechnungen, Verträgen und Kontoauszügen. Achten Sie auf den richtigen Abrechnungszeitraum, verständliche Kontenabstimmung und getrennte Darstellung der Rücklagenbewegungen. Ein höherer Aufwand muss sachlich erklärt werden können.
Abrechnungsspitze und Zahlungsrückstand nicht verwechseln
Die Differenz zwischen den auf eine Einheit entfallenden tatsächlichen Kosten und den geschuldeten Vorschüssen ist etwas anderes als die Frage, ob der Eigentümer seine Vorschüsse tatsächlich vollständig bezahlt hat. Diese Trennung ist wichtig, damit Zahlungsrückstände nicht durch die Abrechnung unbemerkt auf andere verteilt werden.
Wer eine Wohnung kauft, sollte klären, welche Abrechnungs- oder Beschlussfolgen nach dem Übergang noch entstehen können. Die interne Regelung im Kaufvertrag muss zum Außenverhältnis gegenüber der Gemeinschaft passen.
Der Vermögensbericht liefert die Bestandsaufnahme
Der Vermögensbericht weist insbesondere den Stand der Erhaltungsrücklagen aus und enthält eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens. Dazu können Forderungen, Verbindlichkeiten und größere Vermögenspositionen gehören. Er ist keine zweite Gewinn-und-Verlust-Rechnung, sondern ergänzt die Zahlungsrechnung um wirtschaftlich wichtige Bestände.
Gleichen Sie den Rücklagenstand mit den Bankkonten und beschlossenen Zuführungen ab. Prüfen Sie offene Forderungen und Verbindlichkeiten auf Plausibilität. Eine große Forderung ist erst dann liquide, wenn sie tatsächlich eingezogen werden kann.
Belegeinsicht gezielt vorbereiten
Eigentümer sollten nicht wahllos Kartons durchsuchen. Markieren Sie auffällige Abweichungen, neue Vertragspartner, hohe Einzelrechnungen und unklare Buchungstexte. Fordern Sie dazu Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Zahlungsnachweise und gegebenenfalls Angebote an.
Eine rechnerisch korrekte Zahlung kann trotzdem auf einem unklaren Auftrag beruhen. Umgekehrt macht eine unerwartete Ausgabe die Abrechnung nicht automatisch falsch, wenn ein notwendiger Notfall sachgerecht bezahlt wurde. Beschlusslage und Zahlungsdarstellung sind getrennt zu prüfen.
Fünf Vergleiche bringen schnell Klarheit
Stellen Sie Plan und Ist pro Hauptposition gegenüber. Vergleichen Sie Gesamtkontostände mit Bankunterlagen, Rücklagenentwicklung mit Beschlüssen, Ihre Einzelverteilung mit dem geltenden Schlüssel und offene Posten mit dem Vorjahr. Notieren Sie jede ungeklärte Differenz mit Betrag und Belegwunsch.
Bei strukturellen Fehlern, hohen Nachschüssen oder strittigen Beschlüssen sind die gesetzlichen Fristen für eine gerichtliche Anfechtung zu beachten. Holen Sie dann zeitnah fachkundigen Rat ein. Eine gute Prüfung beginnt mit Zahlen – sie endet aber erst, wenn Zahlungsfluss, Rechtsgrund und Verteilung zusammenpassen.
