Betriebskostenabrechnung prüfen: Vertrag, Fristen und Belege

Sind Vorauszahlungen vereinbart, muss der Vermieter die Betriebskosten jährlich abrechnen und die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2025 ist das bei kalenderjährlicher Abrechnung der 31. Dezember 2026. Danach kann der Vermieter keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten; ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen. Der Mieter hat ab Zugang der Abrechnung zwölf Monate Zeit für Einwendungen. Umlegen darf der Vermieter nur Kosten, die der Mietvertrag überträgt und die in der Betriebskostenverordnung stehen; Verwaltungs- und Instandhaltungskosten gehören nie dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV).

Ein Beispiel mit abweichendem Abrechnungszeitraum (eigene Fristrechnung nach §§ 187, 188 BGB): Läuft der Zeitraum vom 1. Juli 2025 bis zum 30. Juni 2026, muss die Abrechnung bis zum 30. Juni 2027 beim Mieter sein. Geht sie am 15. März 2027 zu, kann der Mieter Einwendungen bis zum Ablauf des 15. März 2028 erheben. Beide Fristen laufen unabhängig voneinander.

Fristen im Überblick

Wer	Was	Frist	Folge bei Versäumnis
Vermieter	Abrechnung mitteilen	bis Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums	Nachforderung ausgeschlossen, außer die Verspätung ist nicht zu vertreten; Guthaben des Mieters bleibt (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3)
Mieter	Einwendungen mitteilen	bis Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung	Einwendungen nicht mehr möglich, außer die Verspätung ist nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6)
Mieter	Einsicht in die Belege verlangen	das Gesetz nennt keine eigene Frist; sinnvoll vor Ablauf der Einwendungsfrist	Vermieter muss auf Verlangen Einsicht gewähren (§ 556 Abs. 4)

Die Abrechnung ist dem Mieter innerhalb der Frist mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Halten Sie Versand und Zugang getrennt fest: Die Einwendungsfrist läuft ab Zugang, und die Frist des Vermieters verlangt eine Mitteilung an den Mieter. Als Vermieter sollten Sie den Zugang nachweisen können, etwa über eine Übergabe mit Empfangsbestätigung; als Mieter notieren Sie das Datum, an dem die Abrechnung bei Ihnen ankam, und heben den Umschlag auf. Wie Verzögerungen bei Dienstleistern oder Verwaltern zu bewerten sind, hängt vom konkreten Ablauf ab; die gesetzliche Ausnahme „nicht zu vertreten“ ist keine Standardformel. Weitere Fristen aus dem Vermieteralltag bündelt der Beitrag Laufende Vermieterpflichten.

Was der Vermieter umlegen darf

Ohne Vereinbarung keine Umlage

Betriebskosten trägt der Mieter nur, wenn der Mietvertrag das vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB). Fehlt die Vereinbarung, trägt der Vermieter die Kosten selbst; eine Abrechnung lässt sich nicht nachträglich mit dem Hinweis auf übliche Nebenkosten begründen. Der Vertrag kann Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausweisen; Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 BGB). Nur bei Vorauszahlungen gibt es die jährliche Abrechnung mit Nachforderung oder Guthaben. Lesen Sie deshalb die Klausel vollständig: Eine Überschrift wie „Nebenkosten“ entscheidet nicht, ob Pauschale oder Vorauszahlung gemeint ist.

Die Kostenarten der Betriebskostenverordnung

Betriebskosten sind laufende Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). § 2 BetrKV zählt sie auf:

Nr.	Kostenart (§ 2 BetrKV)
1	laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, namentlich die Grundsteuer
2, 3	Wasserversorgung, Entwässerung
4 bis 6	zentrale Heizungsanlage, Brennstoffversorgung, Wärmelieferung, Warmwasser und verbundene Anlagen
7	Personen- oder Lastenaufzug
8	Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9	Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10	Gartenpflege
11	Beleuchtung der gemeinsam genutzten Teile und der Außenanlagen
12	Schornsteinreinigung
13	Sach- und Haftpflichtversicherung
14	Hauswart
15	Antennen-, Breitband- oder Glasfaser-Verteilanlage (mit Einschränkungen, siehe unten)
16	Einrichtungen für die Wäschepflege
17	sonstige Betriebskosten im Sinne des § 1, die Nr. 1 bis 16 nicht erfassen

Nicht dazu gehören die Verwaltungskosten (Verwaltungsarbeitskräfte, Aufsicht, Geschäftsführung, Jahresabschlussprüfung) und die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also alles, was aufgewendet wird, um durch Abnutzung, Alterung oder Witterung entstandene Mängel zu beseitigen (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Dass eine Rechnung bezahlt wurde, macht sie deshalb nicht umlagefähig. Wie sich Contracting-Kosten für die Wärmelieferung auswirken, zeigt der Beitrag BGH: Kosten der Wärmelieferung nicht immer auf Mieter umlegbar.

Hauswart: nichts Repariertes, nichts doppelt

Zu den Hauswartkosten gehören Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen, soweit die Arbeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Führt der Hauswart zugleich Arbeiten aus, die unter andere Kostenarten fallen, etwa Gartenpflege oder Gebäudereinigung, dürfen die Arbeitskosten dafür nicht ein zweites Mal angesetzt werden (Kostenarten Nr. 2 bis 10 und 16).

Beispiel (eigene Rechnung, Annahmen: Rechnung 4.800 Euro im Jahr, laut Tätigkeitsnachweis 20 Prozent Reparatur- und Verwaltungsanteil): 4.800 Euro × 20 Prozent = 960 Euro bleiben beim Vermieter, 3.840 Euro sind umlagefähig. Fehlt der Nachweis, hat der Mieter eine konkrete Belegfrage: „Bitte legen Sie die Aufteilung der Hauswartrechnung 2025 offen.“

Kabel- und Breitbandkosten

Die Kosten des Kabelanschlusses sind seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlagefähig. Bis zum 30. Juni 2024 durften Nutzungsentgelte für eine nicht zum Gebäude gehörende Antennenanlage, Urheberrechtsgebühren für die Kabelweitersendung und laufende monatliche Grundgebühren für Breitbandanschlüsse umgelegt werden; für diese Kosten nennt § 2 Nr. 15 BetrKV den Stichtag 30. Juni 2024. Umlagefähig bleiben die Kosten des Betriebsstroms der Verteilanlage, bei einer Gemeinschaftsantenne auch die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft. Für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet wurden, gelten Buchstabe a und b nicht (§ 2 Satz 2 BetrKV). Ein Glasfaserbereitstellungsentgelt trägt der Mieter nur bei wirtschaftlicher Umsetzung; bei aufwändigen Maßnahmen nur dann, wenn der Vermieter vor der Vereinbarung soweit möglich drei Angebote eingeholt und das wirtschaftlichste gewählt hat (§ 556 Abs. 3a BGB).

Verteilerschlüssel und Wirtschaftlichkeit

Welcher Schlüssel gilt, bestimmt zuerst der Mietvertrag. Fehlt eine Vereinbarung, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt; Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, nach einem Maßstab, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 BGB). Eine vereinbarte Umlage kann der Vermieter durch Erklärung in Textform vor Beginn eines Abrechnungszeitraums auf einen Verbrauchsmaßstab umstellen (§ 556a Abs. 2); bei vermietetem Wohnungseigentum gilt ohne Vereinbarung der WEG-Maßstab, solange er nicht billigem Ermessen widerspricht (Abs. 3). Bei allem hat der Vermieter den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam, soweit § 556 Abs. 5 und § 556a Abs. 4 BGB das anordnen.

Heizkosten, Warmwasser und CO2-Kosten

So teilt die Heizkostenverordnung die Wärmekosten

Bei zentralen Heizungs- und Warmwasseranlagen und bei gewerblicher Wärmelieferung werden die Kosten nach der Heizkostenverordnung verteilt, nicht nach dem Flächenschlüssel allein (§ 1 Abs. 1 HeizkostenV). Ihre Vorschriften gehen abweichenden Vertragsklauseln vor, außer in Gebäuden mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV). Dort gilt, was der Mietvertrag für die Heizkosten vereinbart.

Auch die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Verteilung gilt nicht überall. § 11 HeizkostenV nimmt von den §§ 3 bis 7 unter anderem aus: Räume in Gebäuden mit einem Heizwärmebedarf unter 15 kWh je Quadratmeter und Jahr, Räume, in denen Erfassung oder Verteilung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich ist (die sich nicht innerhalb von in der Regel zehn Jahren durch Einsparungen erwirtschaften lassen), Räume, die vor dem 1. Juli 1981 bezugsfertig wurden und deren Nutzer den Wärmeverbrauch nicht beeinflussen kann, sowie Alten-, Pflege- und Studentenheime. Ausgenommen sind außerdem Räume in Gebäuden, die überwiegend mit Wärme aus Wärmerückgewinnungs- oder Solaranlagen versorgt werden (§ 11 Abs. 1 Nr. 3 Buchst. a). Bei überwiegender Versorgung aus Kraft-Wärme-Kopplung oder Abwärme gilt die Ausnahme, sofern der Wärmeverbrauch des Gebäudes nicht erfasst wird (Buchst. b). Hinzu kommen Einzelfälle, in denen die zuständige Landesstelle wegen besonderer Umstände eine Befreiung erteilt hat (§ 11 Abs. 1 Nr. 5 HeizkostenV). Prüfen Sie deshalb zuerst, ob Ihr Haus unter die Verordnung fällt und keine dieser Ausnahmen greift, bevor Sie Verteilung oder Kürzungsrecht bewerten.

Für Gebäude im Anwendungsbereich gilt: Von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 Satz 1 und 5 HeizkostenV). Zwei Sonderfälle stehen im selben Absatz: In Gebäuden, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, mit Öl- oder Gasheizung versorgt werden und deren freiliegende Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind, gelten 70 Prozent. Sind die freiliegenden Leitungen überwiegend ungedämmt, sodass ein wesentlicher Anteil des Wärmeverbrauchs nicht erfasst wird, kann der Verbrauch der Nutzer nach anerkannten Regeln der Technik bestimmt werden.

Beispiel (eigene Rechnung, Annahmen: vier gleich große Wohnungen zu je 75 Quadratmetern, Heizkosten des Hauses 12.000 Euro, Wohnung A verursacht 30 Prozent des erfassten Wärmeverbrauchs und hat 25 Prozent der Fläche):

Verteilung	nach Verbrauch	nach Fläche	Anteil Wohnung A
70 zu 30	8.400 Euro × 30 % = 2.520 Euro	3.600 Euro × 25 % = 900 Euro	3.420 Euro
50 zu 50	6.000 Euro × 30 % = 1.800 Euro	6.000 Euro × 25 % = 1.500 Euro	3.300 Euro

Der Verbrauchsanteil verschiebt hier nur 120 Euro. Mehr Gewicht hat, wie viel eine Wohnung im Vergleich zur Fläche verbraucht: Wer deutlich weniger heizt als der Flächenanteil nahelegt, spart bei höherem Verbrauchsanteil mehr.

Kürzungsrechte des Mieters

Wird in einem Gebäude, für das die Verordnung gilt, entgegen ihren Vorschriften nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Kostenanteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Um 3 Prozent darf er kürzen, wenn der Vermieter entgegen § 5 Abs. 2 oder 3 keine fernablesbare Ausstattung installiert hat oder die Informationen nach § 6a nicht oder nicht vollständig mitteilt (§ 12 Abs. 1 Satz 2 und 3). Im Verhältnis des einzelnen Wohnungseigentümers zur Gemeinschaft gelten diese Kürzungsrechte nicht (Satz 4).

Am Beispiel von Wohnung A mit 3.420 Euro: 15 Prozent sind 513 Euro, 3 Prozent sind 102,60 Euro.

Zwei Pflichten des Vermieters stehen hinter der 3-Prozent-Kürzung. Wo fernablesbare Geräte installiert sind, schuldet er seit dem 1. Januar 2022 monatliche Verbrauchsinformationen (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV). Und nicht fernablesbare Geräte, die bis zum 1. Dezember 2021 eingebaut wurden, müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt sein, außer dies ist technisch nicht möglich oder bedeutet eine unbillige Härte (§ 5 Abs. 3). Wie die Gerichte das Kürzungsrecht nach Ablauf dieser Frist anwenden, wurde für diesen Artikel nicht ausgewertet.

CO2-Kosten der Heizung teilen sich Mieter und Vermieter

Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz gilt für Gebäude, in denen Brennstoffe wie Gas, Heizöl oder Flüssiggas zur Wärmeerzeugung genutzt werden, sowie für die gewerbliche Wärmelieferung (§ 2 Abs. 1). Der Vermieter trägt einen Teil der CO2-Kosten, und zwar umso mehr, je höher der CO2-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr ist. Er ermittelt den Wert in der jährlichen Heizkostenabrechnung, rundet auf eine Nachkommastelle und ordnet ihn der Stufentabelle der Anlage zu (§ 5 Abs. 1 und 2 CO2KostAufG). Bei Wohngebäuden gilt im Regelfall die folgende Aufteilung; die Grenzen dieses Regelfalls stehen unter dem Rechenbeispiel.

CO2-Ausstoß in kg je m² und Jahr	Anteil Mieter	Anteil Vermieter
unter 12	100 %	0 %
12 bis unter 17	90 %	10 %
17 bis unter 22	80 %	20 %
22 bis unter 27	70 %	30 %
27 bis unter 32	60 %	40 %
32 bis unter 37	50 %	50 %
37 bis unter 42	40 %	60 %
42 bis unter 47	30 %	70 %
47 bis unter 52	20 %	80 %
ab 52	5 %	95 %

Beispiel (eigene Rechnung, Annahmen: Haus mit 1.200 Quadratmetern Wohnfläche und 30.000 Kilogramm CO2 im Jahr, angesetzter CO2-Preis 55 Euro je Tonne, also 1.650 Euro CO2-Kosten): 30.000 kg ÷ 1.200 m² = 25,0 kg je m², das ist die Stufe „22 bis unter 27“. Der Vermieter trägt 30 Prozent, 495 Euro; auf die Mieter entfallen 1.155 Euro, die dann nach dem Heizkostenschlüssel auf die Wohnungen verteilt werden. Hätte das Haus bei gleichen Kosten die Stufe „32 bis unter 37“, trügen die Mieter 825 Euro; in der Stufe „ab 52“ nur 82,50 Euro. Wie sich der CO2-Preis entwickelt, steht im Beitrag CO2-Preis 2027.

Grenzen des Regelfalls: Das Gesetz ist in den Fällen des § 11 HeizkostenV, also bei den oben genannten Ausnahmen von der Verbrauchsabrechnung, nicht anzuwenden, es sei denn, die Vertragsparteien haben eine Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten vereinbart (§ 2 Abs. 7 CO2KostAufG). Bei Wärmelieferungen aus Anlagen im Europäischen Emissionshandel gilt es, außer für Gebäude, die erstmals nach dem 1. Januar 2023 einen Wärmeanschluss erhalten haben (§ 2 Abs. 4). Und der Vermieteranteil sinkt, wenn öffentlich-rechtliche Vorgaben einer wesentlichen energetischen Verbesserung des Gebäudes oder der Wärmeversorgung entgegenstehen, zum Beispiel Denkmalschutz, ein Anschluss- und Benutzungszwang für Wärmelieferungen oder eine Erhaltungssatzung nach § 172 Abs. 1 Nr. 2 BauGB: Dann ist sein prozentualer Anteil um die Hälfte zu kürzen (§ 9 Abs. 1). Im Rechenbeispiel von oben wären das 15 statt 30 Prozent, also 247,50 Euro statt 495 Euro; auf die Mieter entfielen 1.402,50 Euro. Stehen Vorgaben beiden Verbesserungen entgegen, erfolgt keine Aufteilung der CO2-Kosten (§ 9 Abs. 2). Auf diese Kürzung kann sich der Vermieter nur berufen, wenn er dem Mieter die Umstände nachweist (§ 9 Abs. 3). Prüfen Sie als Mieter also, ob die Abrechnung eine Kürzung ausweist und ob dazu ein Nachweis vorliegt.

Der Vermieter muss in der Heizkostenabrechnung den Mieteranteil, die Einstufung und die Berechnungsgrundlagen ausweisen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG). Bestimmt er den Anteil nicht oder weist er die Informationen nicht aus, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4). Eine Vereinbarung, nach der der Mieter mehr als seinen Anteil trägt, ist in Wohngebäuden unwirksam (§ 6 Abs. 1). Für Nichtwohngebäude gilt nach dem Gesetzeswortlaut eine hälftige Aufteilung (§ 8 Abs. 1 und 2); § 8 Abs. 4 kündigt dafür ein Stufenmodell an.

Versorgt sich der Mieter selbst, etwa mit einer Gasetagenheizung, ermittelt er den Ausstoß seiner Wohnung selbst, stuft sie nach der Tabelle ein und kann vom Vermieter den Vermieteranteil erstattet verlangen, in Textform innerhalb von zwölf Monaten, nachdem der Lieferant ihm gegenüber abgerechnet hat (§ 5 Abs. 3, § 6 Abs. 2 CO2KostAufG). In Häusern mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, trägt der Mieter seinen Anteil nach dem vereinbarten Heizkostenverfahren (§ 7 Abs. 2). Für neu eingebaute Heizungen nach § 43 Abs. 1 des Gebäudemodernisierungsgesetzes sieht § 5a zusätzliche hälftige Kostenteilungen erst ab 2028 vor; Abrechnungen für 2025 betrifft das nicht.

Mieterwechsel, Leerstand und Pauschale

Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums muss der Gebäudeeigentümer die Zähler und Heizkostenverteiler der betroffenen Räume ablesen (Zwischenablesung, § 9b Abs. 1 HeizkostenV). Die verbrauchsabhängigen Kosten werden auf Grundlage dieser Ablesung aufgeteilt, die übrigen Wärmekosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b Abs. 2). Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder zu ungenau, werden alle Kosten nach diesen übrigen Maßstäben aufgeteilt (Abs. 3). Abweichende vertragliche Regeln bleiben unberührt (Abs. 4). Für die übrigen Betriebskosten richtet sich die zeitliche Zuordnung nach dem Mietvertrag. Sichern Sie bei der Übergabe die Zählerstände im Übergabeprotokoll.

Bei Leerstand gilt für die Umlage nach Fläche der Anteil der Wohnfläche der Wohnung (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Das spricht dafür, dass die Fläche leer stehender Wohnungen zur Gesamtfläche gehört, auf die verteilt wird, und der darauf entfallende Anteil nicht auf die verbleibenden Mieter wandert. Rechtsprechung dazu wurde für diesen Artikel nicht ausgewertet; fragen Sie bei auffälligen Flächensummen konkret nach der Gesamtfläche der Abrechnungseinheit.

Bei einer Betriebskostenpauschale gibt es keine jährliche Abrechnung. Der Vermieter darf Erhöhungen der Betriebskosten nur umlegen, wenn der Mietvertrag das vorsieht; die Erklärung braucht Textform und muss den Grund der Umlage bezeichnen und erläutern (§ 560 Abs. 1 BGB). Der Mieter schuldet den Mehrbetrag grundsätzlich mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats (Abs. 2 Satz 1). Haben sich die Betriebskosten rückwirkend erhöht, wirkt die Erklärung auf den Zeitpunkt der Erhöhung zurück, höchstens aber auf den Beginn des der Erklärung vorausgehenden Kalenderjahres, und nur, wenn der Vermieter sie innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis von der Erhöhung abgibt (Abs. 2 Satz 2). Beispiel (eigene Fristrechnung): Erklärt der Vermieter am 10. Oktober 2026 eine Erhöhung, von der er am 20. September 2026 erfahren hat und die auf einer Kostensteigerung ab 1. März 2025 beruht, kann sie auf den 1. März 2025 zurückwirken. Eine Steigerung ab 1. Juli 2024 ließe sich nur bis zum 1. Januar 2025 zurückwirken. Erfährt er schon am 20. Juni 2026 davon und erklärt die Erhöhung erst am 10. Oktober 2026, ist die Dreimonatsfrist verstrichen, und es bleibt bei der Wirkung nach Satz 1. Sinken die Kosten, ist die Pauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an herabzusetzen (Abs. 3).

Die Betriebskostenabrechnung prüfen

Formell nachvollziehbar

Die Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar und prüfbar sein. Der Bundesgerichtshof verlangt eine aus sich heraus verständliche, geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben, damit der Mieter die Kostenpositionen erkennen und seinen Anteil gedanklich und rechnerisch nachprüfen kann (BGH, Urteil vom 15.12.2021 – VIII ZR 66/20, Rn. 11). Der Anspruch des Vermieters auf die Nachzahlung wird grundsätzlich mit der Erteilung der formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig; der Mieter muss nicht erst eine Prüffrist abwarten (BGH, Urteil vom 08.03.2006 – VIII ZR 78/05, Rn. 26). Ein Zurückbehaltungsrecht des Mieters nach § 273 Abs. 1 BGB kommt in Betracht, solange der Vermieter keine Überprüfung der Abrechnung ermöglicht; im entschiedenen Fall verneinte der Bundesgerichtshof es, weil der Vermieter Einsicht in die Unterlagen angeboten hatte (Rn. 27). Das Urteil ist vor der Einführung des § 556 Abs. 4 BGB ergangen. Als Prüfliste für Ihre Kontrolle dient die folgende Tabelle:

Prüffeld	Was erkennbar sein muss
Zeitraum	Anfang und Ende der Abrechnung
Gesamtkosten	Kosten je Position vor Verteilung
Schlüssel	angewandter Maßstab, nach Vertrag oder § 556a BGB
Wohnungsanteil	Rechenweg zur konkreten Einheit
Vorauszahlungen	tatsächlich angesetzte Zahlungen

Formelle und inhaltliche Fehler sind nicht dasselbe. Fehlt ein Kernbestandteil, ist die Abrechnung formell angreifbar. Sind alle Angaben da, kann dennoch eine Kostenart nicht umlagefähig oder ein Betrag falsch zugeordnet sein. Schreiben Sie deshalb nicht „Abrechnung fehlerhaft“, sondern etwa: „Hauswartposition enthält laut Rechnung Reparaturarbeit; Aufteilung bitte belegen.“

Belegeinsicht

Auf Verlangen des Mieters muss der Vermieter Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege gewähren; er darf die Belege elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Die Vorschrift gilt seit dem 1. Januar 2025: Sie wurde durch Artikel 14 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes eingefügt (BGBl. 2024 I Nr. 323), das nach Artikel 74 Abs. 1 am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals in Kraft trat.

Vor dieser ausdrücklichen Regelung leitete der Bundesgerichtshof den Anspruch aus § 259 BGB und § 556 Abs. 3 BGB ab und sprach dem Mieter grundsätzlich die Einsicht in die Originalbelege ohne besonderes Interesse zu; Kopien oder Scans genügten nur im Ausnahmefall (BGH, Urteil vom 15.12.2021 – VIII ZR 66/20). Wie sich die elektronische Bereitstellung nach Absatz 4 Satz 2 zu diesem Originalrecht verhält, sagt das Gesetz nicht. Wer Streit vermeiden will, lässt sich die Bereitstellung der Belege schriftlich bestätigen und hält fest, was gezeigt wurde.

Fragen Sie konkret nach: Objekt, Abrechnungsjahr, Position und gewünschtes Dokument („Bitte ermöglichen Sie Einsicht in Rechnung, Vertrag und Verteilungsnachweis zur Position Hauswart 2025“). Das beschleunigt die Antwort und macht später nachvollziehbar, was angefragt war.

Einwendungen

Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Satz 6). Gemeint sind Einwendungen gegen die Abrechnung, also etwa zu Kostenarten, Schlüssel oder Rechenfehlern. Wer Einwendungen erheben will, tut das deshalb innerhalb der zwölf Monate und benennt die beanstandete Position mit dem Grund: „Die Position Hauswart (720 Euro) enthält laut Rechnung auch Reparaturarbeiten; deren Umlage beanstande ich“ ist belastbarer als „Die Abrechnung ist unzulässig“. Eine bloße Bitte um Belege nennt dagegen keinen Fehler der Abrechnung; verlassen Sie sich nicht darauf, dass sie als Einwendung gilt. Ob und wie weit nach einer Belegeinsicht neue Einwendungen möglich bleiben, wurde für diesen Artikel nicht ausgewertet. Erklären Sie die Beanstandung deshalb eigenständig und verlangen Sie die Belege in einem getrennten Schreiben, ohne zu warten, bis die zwölf Monate fast abgelaufen sind.

Nachzahlung, Guthaben und künftige Vorauszahlung

Der Saldo sagt noch nicht, ob die Forderung durchsetzbar ist. Er kann auf einem falschen Schlüssel, einer nicht umlagefähigen Rechnung oder einer verspäteten Abrechnung beruhen. Prüfen Sie deshalb in dieser Reihenfolge: Hat der Vertrag die Umlage vereinbart, ist die Frist gewahrt, ist die Abrechnung nachvollziehbar, sind die Kostenarten zulässig, stimmen Heiz- und CO2-Anteil, und liegen die Belege vor? Erst danach lohnt die Frage, ob und in welcher Höhe gezahlt wird. Bei hohen Nachforderungen oder drohendem Fristablauf sollten Sie die Unterlagen einer Mieterberatung oder einer mietrechtlich qualifizierten Rechtsberatung vorlegen; dieser Beitrag ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

Sind Vorauszahlungen vereinbart, kann nach einer Betriebskostenabrechnung jede Vertragspartei durch Erklärung in Textform die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Der Mieter kann sie also auch herabsetzen lassen, wenn die Abrechnung ein Guthaben ergab. Vorauszahlungen dürfen von vornherein nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB), und auch bei Kostenveränderungen gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 560 Abs. 5).

Die rechtliche Grundlage dieses Beitrags zur Betriebskostenabrechnung sind §§ 556, 556a und 560 BGB, die Betriebskostenverordnung, die Heizkostenverordnung und das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz in der am 11. und 12. Oktober 2026 abrufbaren Fassung sowie die genannten Entscheidungen des Bundesgerichtshofs.