Laufende Vermieterpflichten: Nur eine Frist im Jahr vernichtet Ansprüche

Wer eine Wohnung vermietet, führt nebenher einen Terminkalender, den ihm niemand zuschickt. Das meiste darin verzeiht Verzug: Eine Heizungswartung im März statt im Januar kostet keinen Cent zusätzlich, ein lückenhaftes Streuprotokoll wird nie zum Thema, solange niemand stürzt. Bei genau einem Posten kippt der Anspruch dagegen am Kalendertag — ohne Mahnung, ohne Nachfrist, ohne Rest. Das ist die Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung.

Diese Unterscheidung ist bares Geld wert, weil die übrigen laufenden Pflichten anders funktionieren. Manche Versäumnisse kosten einen festen Prozentsatz, andere einen Zuschlag, wieder andere lösen erst dann Haftung aus, wenn tatsächlich jemand zu Schaden kommt. Hinzu kommt, dass sich der Katalog seit 2023 spürbar verschoben hat: Die Kohlendioxidkosten werden zwischen Mieter und Vermieter geteilt, fernauslesbare Zähler verlangen monatliche Verbrauchsmeldungen, und zum 31. Dezember 2026 läuft eine Nachrüstfrist aus, die einen großen Teil des Wohnungsbestands betrifft.

Die Zwölfmonatsfrist, nach der die Nachzahlung verfällt

Sind Vorauszahlungen vereinbart, ist über sie nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB jährlich abzurechnen, und zwar unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes. Satz 2 setzt den Termin: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Satz 3 zieht die Konsequenz — danach ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Ein Beispiel mit dem üblichen Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum: Der Zeitraum 2025 endet am 31. Dezember 2025, die Abrechnung muss dem Mieter also bis zum 31. Dezember 2026 zugehen. Bei zwei vermieteten Wohnungen mit je 520 Euro Nachforderung stehen 1.040 Euro auf dem Spiel, die ab dem 1. Januar 2027 nicht mehr durchsetzbar sind. Ein Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt, und auch die Pflicht zur Abrechnung selbst besteht fort. Verloren geht ausschließlich die Zahlungsrichtung, die dem Vermieter nützt.

Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum im Briefkopf und nicht der Poststempel. Wer eine Abrechnung erst in den letzten Dezembertagen versendet, trägt das Zustellrisiko allein. Der Entlastungstatbestand „nicht zu vertreten“ hilft in der Praxis selten weiter: Er zielt auf Hindernisse außerhalb des Einflussbereichs, etwa eine Grundsteuer- oder Wärmelieferantenabrechnung, die trotz Nachfassens ausbleibt — nicht auf einen vollen Terminkalender.

Die Frist läuft spiegelbildlich. Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB binnen zwölf Monaten ab Zugang mitteilen, sonst kann er sie nach Satz 6 nicht mehr geltend machen. Wer früh im Jahr abrechnet, schließt damit auch das Zeitfenster früher, in dem er mit Widerspruch rechnen muss. Wie eine Position im Einzelnen gebildet wird, behandelt der Jahrescheck für private Vermieter.

Erhaltung und Verkehrssicherung: die Pflichten ohne Kalendertag

Zwei Dauerpflichten haben überhaupt keinen Termin, dafür aber unbegrenzte Laufzeit. § 535 Abs. 1 Satz 2 BGB verlangt, die Mietsache in vertragsgemäßem Zustand zu überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten; Satz 3 legt dem Vermieter zusätzlich die auf der Mietsache ruhenden Lasten auf. Das ist eine Zustandsschuld, kein Wartungsplan: Sie wird immer dann fällig, wenn der Zustand vom geschuldeten abweicht.

Praktisch wichtig ist die Grenze zur Umlage. Instandhaltung und Instandsetzung bleiben Vermietersache; Betriebskosten dürfen nur nach § 556 Abs. 1 BGB weitergegeben werden, wenn das vereinbart ist. Der Bundesgerichtshof hat diese Linie an einem alltäglichen Beispiel gezogen: Die Mietkosten für Rauchwarnmelder sind keine sonstigen Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 der Betriebskostenverordnung, weil sie den nicht umlagefähigen Anschaffungskosten wirtschaftlich gleichstehen (Urteil vom 11. Mai 2022 – VIII ZR 379/20). Wer Geräte mietet statt kauft, verschiebt die Kosten also nicht auf den Mieter.

Die Verkehrssicherungspflicht steht in keinem Mietrechtsparagrafen, sondern folgt aus der Haftung für Unterlassen nach § 823 Abs. 1 BGB: Wer eine Gefahrenquelle beherrscht, muss zumutbare Sicherungsmaßnahmen treffen. Übertragen lässt sie sich — auf einen Dienstleister ebenso wie auf den Mieter. Nur verschwindet sie dabei nicht, sondern wandelt sich beim Eigentümer in eine Auswahl- und Überwachungspflicht um (BGH, Urteil vom 22. Januar 2008 – VI ZR 126/07). Wer den Winterdienst abgibt und danach nie kontrolliert, hat die Haftung nicht abgegeben, sondern nur die Arbeit.

Für die Übertragung auf den Mieter braucht es eine ausdrückliche, eindeutige Regelung im Mietvertrag. Die bloße Umlage der Kosten eines beauftragten Winterdienstes über die Betriebskosten verschiebt keine Pflicht, sondern nur eine Rechnung. Räumlich endet die Pflicht grundsätzlich an der Grundstücksgrenze; auf den öffentlichen Gehweg reicht sie nur, soweit die Gemeinde den Winterdienst durch Satzung auf die Anlieger übertragen hat (BGH, Urteil vom 21. Februar 2018 – VIII ZR 255/16). Welche Gefahrenquellen darüber hinaus regelmäßig zu kontrollieren sind, ordnet der Beitrag zur Verkehrssicherungspflicht auf Haus und Grundstück ein.

Heizkosten: eine Abrechnung, zwölf Meldungen und eine Frist zum Jahresende

Die Heizkostenverordnung schreibt vor, mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Wärme- und Warmwasserkosten nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen (§§ 7 und 8 HeizkostenV); der Rest geht nach Wohn- oder Nutzfläche. Diese Abrechnung wandert anschließend in die Betriebskostenabrechnung und unterliegt damit derselben Zwölfmonatsfrist.

Daneben ist seit dem 1. Januar 2022 eine monatliche Pflicht getreten, die vielen Kleinvermietern entgeht. Sind fernablesbare Erfassungsgeräte installiert, muss der Gebäudeeigentümer den Nutzern nach § 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV monatlich Verbrauchsinformationen mitteilen. Der Mindestinhalt steht in Absatz 2: Verbrauch des Vormonats in Kilowattstunden, Vergleich mit dem Vormonat und mit demselben Monat des Vorjahres sowie ein Vergleich mit einem normierten Durchschnittsnutzer derselben Kategorie. In der Regel übernimmt das der Messdienstleister — aber verpflichtet ist der Eigentümer.

Der 31. Dezember 2026 ist deshalb ein Datum, das jetzt zählt: Nicht fernablesbare Ausstattung, die bis zum 1. Dezember 2021 installiert wurde, ist nach § 5 Abs. 3 HeizkostenV bis dahin nachzurüsten oder auszutauschen. Ausgenommen sind Fälle, in denen die Nachrüstung technisch nicht möglich ist oder zu unangemessenem Aufwand oder unbilliger Härte führen würde.

Die Sanktion ist keine Ausschlussfrist, sondern ein Abschlag, der sich wiederholt. § 12 HeizkostenV erlaubt dem Nutzer eine Kürzung von 15 Prozent, wenn entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird, und von 3 Prozent, wenn keine fernablesbare Ausstattung installiert ist oder die Informationen nach § 6a nicht oder unvollständig mitgeteilt werden. Bei einem Heizkostenanteil von 1.150 Euro je Wohnung sind das 34,50 Euro pro Jahr; bei drei Einheiten rund 104 Euro — jedes Jahr aufs Neue, und die Nachrüstpflicht bleibt daneben bestehen.

CO2-Kosten: das Stufenmodell rechnet gegen den Energiestandard

Seit dem 1. Januar 2023 trägt der Vermieter einen Teil des CO2-Preises selbst. Nach § 5 Abs. 1 CO2KostAufG ermittelt er im Zuge der jährlichen Heizkostenabrechnung den Kohlendioxidausstoß des Gebäudes in Kilogramm je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr und rundet auf die erste Nachkommastelle. Dieser Wert wird nach Absatz 2 in die Tabelle der Anlage zu den §§ 5 bis 7 eingeordnet. Die Rohdaten muss der Lieferant liefern: § 3 Abs. 1 verpflichtet ihn, die Brennstoffemissionen in Kilogramm Kohlendioxid und den darauf entfallenden Preisbestandteil auf der Rechnung auszuweisen.

Ausstoß je Quadratmeter und Jahr	Anteil Mieter	Anteil Vermieter
unter 12 kg	100 %	0 %
12 bis unter 17 kg	90 %	10 %
17 bis unter 22 kg	80 %	20 %
22 bis unter 27 kg	70 %	30 %
27 bis unter 32 kg	60 %	40 %
32 bis unter 37 kg	50 %	50 %
37 bis unter 42 kg	40 %	60 %
42 bis unter 47 kg	30 %	70 %
47 bis unter 52 kg	20 %	80 %
52 kg und mehr	5 %	95 %

Durchgerechnet an einem Dreifamilienhaus mit 240 Quadratmetern Wohnfläche: Die Jahresrechnung des Gasversorgers weist 4.320 Kilogramm Kohlendioxid und 240 Euro CO2-Kosten aus. 4.320 geteilt durch 240 ergibt 18,0 Kilogramm je Quadratmeter — Stufe „17 bis unter 22“. Der Vermieter trägt 20 Prozent, also 48 Euro, die Mieter zusammen 192 Euro. Fällt der Wert nach einer Dämmung unter 12 Kilogramm, entfällt der Vermieteranteil vollständig; ab 52 Kilogramm bleiben 95 Prozent am Eigentümer hängen. Das Modell ist damit weniger eine Abgabe als ein Preisschild auf dem Energiestandard.

Zwei Formalien entscheiden über die Wirksamkeit. Der Vermieter muss nach § 7 Abs. 3 CO2KostAufG in der Heizkostenabrechnung den Mieteranteil, die Einstufung und die Berechnungsgrundlagen ausweisen; unterbleibt das, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil nach Absatz 4 um 3 Prozent kürzen. Und Vereinbarungen, die dem Mieter mehr aufbürden, als das Stufenmodell vorsieht, sind nach § 6 Abs. 1 CO2KostAufG unwirksam.

Versorgt sich der Mieter selbst — typisch bei einer Gasetagenheizung mit eigenem Liefervertrag —, kehrt sich die Richtung um: Der Vermieter schuldet ihm seinen Anteil als Erstattung. Diesen Anspruch muss der Mieter nach § 6 Abs. 2 CO2KostAufG innerhalb von zwölf Monaten ab der Abrechnung seines Lieferanten in Textform geltend machen; danach geht er nach dem Wortlaut der Vorschrift ins Leere. Der Vermieter kann den Betrag mit der nächsten Betriebskostenabrechnung verrechnen, sonst muss er spätestens zwölf Monate nach der Anzeige zahlen.

Prüfungen mit eigenem Takt statt Jahresrhythmus

Die technischen Pflichten folgen keinem Jahresrhythmus, sondern eigenen Intervallen. Vier davon treffen private Vermieter regelmäßig.

Schornsteinfeger. § 1 Abs. 1 SchfHwG verpflichtet jeden Eigentümer, Reinigung und Überprüfung kehr- und prüfungspflichtiger Anlagen fristgerecht zu veranlassen. Welche Arbeiten wie oft im Kalenderjahr fällig sind und wann die Frist beginnt und endet, steht im Feuerstättenbescheid (§ 14a Abs. 1 SchfHwG). Übersehen wird meist die Nachweisfrist: Wer nicht den Bezirksschornsteinfeger selbst beauftragt, muss das ausgefüllte Formblatt nach § 4 Abs. 2 SchfHwG spätestens 14 Tage nach Durchführung absenden; spätestens 14 Tage nach Ablauf der im Bescheid genannten Frist muss es dort eingegangen sein. Die Feuerstättenschau selbst findet nach § 14 Abs. 1 SchfHwG frühestens drei und spätestens fünf Jahre nach der letzten statt. Ein Eigentümerwechsel ist nach § 1 Abs. 2 SchfHwG unverzüglich zu melden.

Trinkwasser. Nach § 31 der Trinkwasserverordnung ist mindestens alle drei Jahre auf Legionellen zu untersuchen, wenn eine Großanlage zur Trinkwassererwärmung vorliegt — Speicher über 400 Liter oder mehr als drei Liter Rohrleitungsinhalt zwischen Erwärmung und Entnahmestelle —, Duschen oder andere vernebelnde Einrichtungen vorhanden sind und das Wasser im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit abgegeben wird. Vermietung erfüllt dieses Merkmal; Ein- und Zweifamilienhäuser sind ausgenommen. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zu den Legionellenpflichten für Vermieter.

Heizungsprüfung ab sechs Einheiten. § 60b des Gebäudemodernisierungsgesetzes — bis Juli 2026 als Gebäudeenergiegesetz geführt — verlangt für wasserführende Heizungen in Gebäuden mit mindestens sechs Wohnungen oder sonstigen selbständigen Nutzungseinheiten eine Prüfung mit anschließender Optimierung. Anlagen, die vor dem 1. Oktober 2009 eingebaut wurden, müssen bis zum 30. September 2027 geprüft sein; jüngere innerhalb eines Jahres nach Ablauf von 15 Jahren seit dem Einbau. Erkannte Optimierungen sind binnen eines Jahres umzusetzen und schriftlich festzuhalten; das Ergebnis ist dem Mieter auf Verlangen unverzüglich vorzulegen (§ 60b Abs. 5). Wärmepumpen fallen stattdessen unter die Betriebsprüfung nach § 60a.

Rauchwarnmelder. Die Einbaupflicht regeln die Landesbauordnungen, und sie verteilen auch die Verantwortung für die Betriebsbereitschaft unterschiedlich. In Nordrhein-Westfalen etwa obliegt sie nach § 47 Abs. 3 BauO NRW den unmittelbaren Besitzern — also dem Mieter —, es sei denn, der Eigentümer übernimmt sie selbst. Wer die Wartung an sich zieht, steht dabei nicht schlechter: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass Mieter Einbau und zentrale Wartung durch den Vermieter dulden müssen, auch wenn sie bereits eigene Geräte angebracht haben (Urteile vom 17. Juni 2015 – VIII ZR 216/14 und VIII ZR 290/14). Welche Landesregel für Ihr Objekt gilt, sollten Sie einmal nachsehen und im Mietvertrag abbilden.

Anlage V: die Frist, die nur Geld kostet

Steuerlich laufen die Mieteinnahmen als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG über die Anlage V. Abziehbar sind die Werbungskosten nach § 9 EStG: Schuldzinsen, Grundsteuer, Versicherung, Verwaltung, Fahrten zum Objekt und Erhaltungsaufwand, der im Jahr der Zahlung voll durchschlägt. Dauerhaft am gewichtigsten ist die Gebäudeabschreibung nach § 7 Abs. 4 EStG: 3 Prozent bei Fertigstellung nach dem 31. Dezember 2022, 2 Prozent für Gebäude, die davor und nach dem 31. Dezember 1924 fertiggestellt wurden, und 2,5 Prozent für ältere. Für Wohngebäude mit Baubeginn oder Anschaffung nach dem 30. September 2023 und vor dem 1. Oktober 2029 ist alternativ die degressive Abschreibung von 5 Prozent des Restwerts nach § 7 Abs. 5a EStG wählbar.

Gerechnet an einem Bestandsobjekt: 320.000 Euro Kaufpreis plus 32.000 Euro Nebenkosten, davon 25 Prozent auf Grund und Boden — bleiben 264.000 Euro Gebäudeanteil. Baujahr 1968, also 2 Prozent, ergibt 5.280 Euro Abschreibung jährlich. Bei einem Grenzsteuersatz von 42 Prozent entspricht das rund 2.218 Euro geringerer Einkommensteuer im Jahr. Die Aufteilung zwischen Grund und Gebäude ist dabei der wunde Punkt: Sie muss nachvollziehbar hergeleitet sein, im Kaufvertrag oder über eine Berechnung nach Bodenrichtwert und Sachwert.

Die Abgabefrist selbst ist die mildeste in diesem Text. Nach § 149 Abs. 2 AO ist die Erklärung sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres fällig, für 2026 also bis zum 31. Juli 2027; mit steuerlicher Vertretung verschiebt sich das nach § 149 Abs. 3 AO auf den letzten Februartag des übernächsten Jahres. Wird sie nicht binnen 14 Monaten abgegeben, ist ein Verspätungszuschlag nach § 152 Abs. 2 Nr. 1 AO zwingend festzusetzen: 0,25 Prozent der um Vorauszahlungen und Abzugsbeträge verminderten Steuer je angefangenem Monat, mindestens 25 Euro (§ 152 Abs. 5 AO). Der Werbungskostenabzug bleibt davon unberührt — hier kostet Verzug einen Aufschlag, keinen Anspruch.

Welche Frist welchen Anspruch kostet

Pflicht	Norm	Termin	Wirkung des Versäumnisses
Betriebskostenabrechnung	§ 556 Abs. 3 BGB	12 Monate nach Ende des Zeitraums	Nachforderung ausgeschlossen — echte Ausschlussfrist
Erstattung CO2-Kosten bei Selbstversorgung	§ 6 Abs. 2 CO2KostAufG	12 Monate ab Lieferantenabrechnung	Anspruch des Mieters entfällt
Fernablesbare Zähler nachrüsten	§ 5 Abs. 3 HeizkostenV	31. Dezember 2026	3 Prozent Kürzung, jährlich wiederkehrend
Monatliche Verbrauchsinformation	§ 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV	monatlich	3 Prozent Kürzung nach § 12 HeizkostenV
Nachweis Schornsteinfegerarbeiten	§ 4 Abs. 2 SchfHwG	14 Tage nach Durchführung	Ordnungsrechtliche Durchsetzung, kein Anspruchsverlust
Heizungsprüfung ab sechs Einheiten	§ 60b GModG	30. September 2027 (Altanlagen)	Pflicht bleibt bestehen, Nachweispflicht gegenüber Mieter
Anlage V	§ 149 Abs. 2 AO	31. Juli des Folgejahres	Verspätungszuschlag, Abzug bleibt erhalten

Der praktische Schluss daraus ist unspektakulär: Von allen Terminen dieses Jahres verdient einer einen Puffer, und zwar einen großen. Legen Sie den Versand der Betriebskostenabrechnung nicht auf den Dezember, sondern auf den Spätsommer, und sichern Sie den Zugang so, dass Sie ihn im Streitfall belegen können. Prüfen Sie zweitens noch in diesem Herbst, ob Ihre Heizkostenverteiler fernablesbar sind — die Frist am 31. Dezember 2026 lässt sich mit einem Anruf beim Messdienst klären. Und sehen Sie drittens in die letzte Heizkostenabrechnung, ob Einstufung und CO2-Anteil dort tatsächlich ausgewiesen sind.

Diese Einordnung ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Bei einer bereits streitigen Abrechnung, einem Sturz auf Ihrem Grundstück oder einer Frist, die schon läuft, ist fachlicher Rat der schnellere Weg als ein zweiter Versuch nach Fristablauf.