Laufende Vermieterpflichten: Welche Frist Ansprüche vernichtet und welche nur Geld kostet

Von allen laufenden Pflichten eines privaten Vermieters vernichtet nur eine den Anspruch ersatzlos: Geht die Betriebskostenabrechnung später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter ein, ist jede Nachforderung verloren (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Für 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Am selben Tag endet die Frist, nicht fernablesbare Heizkostenverteiler nachzurüsten. Die übrigen Versäumnisse kosten einen Prozentsatz, einen Zuschlag oder erst dann Geld, wenn jemand zu Schaden kommt.

Pflicht	Norm	Termin	Folge bei Versäumnis
Betriebskostenabrechnung	§ 556 Abs. 3 BGB	12 Monate nach Ende des Zeitraums	Nachforderung ausgeschlossen, echte Ausschlussfrist
Fernablesbare Zähler nachrüsten	§ 5 Abs. 3 HeizkostenV	31. Dezember 2026	3 % Kürzung der Heizkosten, jedes Jahr
Monatliche Verbrauchsinformation bei Funkzählern	§ 6a HeizkostenV	monatlich	3 % Kürzung nach § 12 HeizkostenV
CO2-Aufteilung in der Heizkostenabrechnung ausweisen	§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG	mit der Abrechnung	3 % Kürzung des Heizkostenanteils
CO2-Erstattung bei Selbstversorgung des Mieters	§ 6 Abs. 2 CO2KostAufG	12 Monate ab Lieferantenabrechnung	Anspruch des Mieters entfällt
Nachweis Schornsteinfegerarbeiten	§ 4 Abs. 2 SchfHwG	14 Tage nach Durchführung	Ordnungsrechtliche Durchsetzung
Heizungsprüfung ab sechs Wohnungen	§ 60b GModG	30. September 2027 (Altanlagen)	Pflicht bleibt, Vorlage an Mieter auf Verlangen
Legionellenprüfung (Großanlage)	§ 31 TrinkwV	alle 3 Jahre	Bußgeld, Gesundheitsamt
Anlage V	§ 149 Abs. 2 AO	31. Juli des Folgejahres	Verspätungszuschlag, Abzug bleibt

Legen Sie den Versand der Betriebskostenabrechnung deshalb in den Spätsommer und sichern Sie den Zugang so, dass Sie ihn beweisen können.

Die Zwölfmonatsfrist der Betriebskostenabrechnung

Sind Vorauszahlungen vereinbart, ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (Satz 2). Danach ist die Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 3).

Rechenbeispiel: Abrechnungszeitraum 2025, Ende 31. Dezember 2025, Zugang spätestens 31. Dezember 2026. Bei zwei Wohnungen mit je 520 Euro Nachforderung stehen 1.040 Euro auf dem Spiel, die ab dem 1. Januar 2027 nicht mehr durchsetzbar sind. Ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen, ebenso die Pflicht zur Abrechnung.

Maßgeblich ist der Zugang, nicht der Poststempel. „Nicht zu vertreten“ hilft selten: gemeint sind Hindernisse außerhalb Ihres Einflusses, etwa eine Abrechnung des Wärmelieferanten, die trotz Nachfassens ausbleibt, nicht ein voller Terminkalender. Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang für Einwendungen (Satz 5 und 6). Wie die einzelnen Positionen gebildet werden, steht im Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung.

Heizkosten: Funkzähler bis Jahresende

Die Heizkostenverordnung verlangt, 50 bis 70 Prozent der Kosten für Wärme und Warmwasser nach Verbrauch zu verteilen (§§ 7 und 8 HeizkostenV), den Rest nach Fläche. Diese Abrechnung läuft in die Betriebskostenabrechnung und damit in dieselbe Zwölfmonatsfrist.

Seit dem 1. Januar 2022 gilt zusätzlich: Sind fernablesbare Geräte installiert, muss der Eigentümer den Nutzern monatlich Verbrauchsinformationen geben (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV): Verbrauch des Vormonats in Kilowattstunden, Vergleich mit Vormonat und Vorjahresmonat sowie mit einem Durchschnittsnutzer. Meist erledigt das der Messdienst, verpflichtet ist der Eigentümer.

Nicht fernablesbare Ausstattung, die bis zum 1. Dezember 2021 eingebaut wurde, muss bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht sein (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Ausgenommen sind Fälle, in denen das technisch nicht möglich ist oder zu unbilliger Härte führt. Die Folge ist keine Ausschlussfrist, sondern ein wiederkehrender Abschlag: § 12 HeizkostenV erlaubt dem Mieter 3 Prozent Kürzung, wenn keine fernablesbare Ausstattung installiert ist oder die Monatsinformationen fehlen, und 15 Prozent, wenn gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird. Bei 1.150 Euro Heizkosten je Wohnung sind 3 Prozent 34,50 Euro; bei drei Wohnungen rund 104 Euro, jedes Jahr. Ein Anruf beim Messdienst klärt noch in diesem Herbst, welche Geräte betroffen sind.

CO2-Kosten: Das Stufenmodell

Seit 2023 trägt der Vermieter einen Teil des CO2-Preises. Er berechnet mit der Heizkostenabrechnung den Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr (§ 5 Abs. 1 CO2KostAufG). Die Rohdaten muss der Lieferant auf der Rechnung ausweisen (§ 3 Abs. 1).

Ausstoß je m² und Jahr	Anteil Mieter	Anteil Vermieter
unter 12 kg	100 %	0 %
12 bis unter 17 kg	90 %	10 %
17 bis unter 22 kg	80 %	20 %
22 bis unter 27 kg	70 %	30 %
27 bis unter 32 kg	60 %	40 %
32 bis unter 37 kg	50 %	50 %
37 bis unter 42 kg	40 %	60 %
42 bis unter 47 kg	30 %	70 %
47 bis unter 52 kg	20 %	80 %
52 kg und mehr	5 %	95 %

Rechenbeispiel: Dreifamilienhaus, 240 Quadratmeter, die Gasrechnung weist 4.320 Kilogramm CO2 und 240 Euro CO2-Kosten aus. 4.320 ÷ 240 = 18,0 Kilogramm je Quadratmeter, Stufe „17 bis unter 22“. Der Vermieter trägt 20 Prozent, also 48 Euro, die Mieter 192 Euro. Nach einer Dämmung unter 12 Kilogramm entfällt der Vermieteranteil; ab 52 Kilogramm bleiben 95 Prozent beim Eigentümer.

In der Heizkostenabrechnung müssen Mieteranteil, Einstufung und Berechnungsgrundlagen stehen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG); sonst darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen. Versorgt sich der Mieter selbst, etwa mit einer Gasetagenheizung, schuldet ihm der Vermieter seinen Anteil als Erstattung. Der Mieter muss ihn binnen zwölf Monaten ab der Lieferantenabrechnung in Textform geltend machen (§ 6 Abs. 2).

Erhaltung und Verkehrssicherung: Pflichten ohne Termin

§ 535 Abs. 1 BGB verlangt, die Wohnung während der ganzen Mietzeit in vertragsgemäßem Zustand zu erhalten. Instandhaltung und Instandsetzung bleiben Vermietersache und sind nicht umlagefähig. Auch gemietete Rauchwarnmelder lassen sich nicht über die Betriebskosten weitergeben, weil ihre Miete Anschaffungskosten gleichsteht (BGH, Urteil vom 11. Mai 2022 – VIII ZR 379/20).

Die Verkehrssicherungspflicht folgt aus § 823 Abs. 1 BGB: Wer eine Gefahrenquelle beherrscht, muss zumutbare Sicherungen treffen. Übertragen Sie Winterdienst oder Kontrollen auf Dienstleister, verengt sie sich gegenüber Passanten auf eine Auswahl- und Überwachungspflicht. Gegenüber Ihren Mietern gilt das nicht: Sie haften für das Verschulden des beauftragten Winterdienstes wie für eigenes (BGH, Urteil vom 6. August 2025 – VIII ZR 250/23, auch für Vermieter, die nur Wohnungseigentümer sind). Für eine Übertragung auf Mieter braucht es eine eindeutige Regelung im Mietvertrag; die bloße Umlage der Kosten eines Winterdienstes verschiebt keine Pflicht. Auf den öffentlichen Gehweg reicht die Pflicht regelmäßig nur, soweit die Gemeinde sie per Satzung auf die Anlieger übertragen hat (BGH, Urteil vom 21. Februar 2018 – VIII ZR 255/16). Zeiten, Breiten und Haftungsfälle ordnet der Beitrag zu Streupflicht und Winterdienst ein. Welche Gefahrenquellen Sie wie oft kontrollieren sollten, steht im Beitrag zur Verkehrssicherungspflicht am Haus.

Prüfungen mit eigenem Takt

Schornsteinfeger. Jeder Eigentümer muss Kehr- und Prüfarbeiten fristgerecht veranlassen (§ 1 Abs. 1 SchfHwG); was wann fällig ist, steht im Feuerstättenbescheid. Beauftragen Sie nicht den Bezirksschornsteinfeger selbst, müssen Sie das Formblatt spätestens 14 Tage nach den Arbeiten absenden, und es muss spätestens 14 Tage nach Ablauf der Frist im Bescheid beim Bezirksschornsteinfeger eingegangen sein (§ 4 Abs. 2 SchfHwG). Die Feuerstättenschau findet frühestens drei und spätestens fünf Jahre nach der letzten statt (§ 14 Abs. 1).

Trinkwasser. Mindestens alle drei Jahre ist auf Legionellen zu untersuchen, wenn eine Großanlage zur Trinkwassererwärmung vorliegt (Speicher über 400 Liter oder mehr als drei Liter Leitungsinhalt bis zur Entnahmestelle), Duschen vorhanden sind und das Wasser gewerblich abgegeben wird (§ 31 TrinkwV). Vermietung erfüllt das; Ein- und Zweifamilienhäuser sind ausgenommen. Einzelheiten im Beitrag zu den Legionellenpflichten für Vermieter.

Heizungsprüfung ab sechs Einheiten. § 60b des Gebäudemodernisierungsgesetzes verlangt für wassergeführte Heizungen, die keine Wärmepumpe sind, in Gebäuden mit mindestens sechs Wohnungen oder Nutzungseinheiten eine Prüfung mit Optimierung. Anlagen, die vor dem 1. Oktober 2009 eingebaut wurden, müssen bis zum 30. September 2027 geprüft sein; jüngere binnen eines Jahres nach Ablauf von 15 Jahren seit Einbau. Optimierungen sind binnen eines Jahres umzusetzen; das Ergebnis ist dem Mieter auf Verlangen vorzulegen (§ 60b Abs. 5).

Rauchwarnmelder. Einbau und Betriebsbereitschaft regeln die Landesbauordnungen. In Nordrhein-Westfalen etwa obliegt die Betriebsbereitschaft nach § 47 Abs. 3 BauO NRW dem unmittelbaren Besitzer, also dem Mieter, sofern der Eigentümer sie nicht übernimmt. Mieter müssen Einbau und zentrale Wartung durch den Vermieter dulden, auch wenn sie eigene Geräte haben (BGH, Urteile vom 17. Juni 2015 – VIII ZR 216/14 und VIII ZR 290/14).

Anlage V: Die Frist, die nur Geld kostet

Mieteinnahmen sind Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG). Abziehbar sind Schuldzinsen, Grundsteuer, Versicherung, Verwaltung, Fahrten und Erhaltungsaufwand. Am gewichtigsten ist die Gebäudeabschreibung nach § 7 Abs. 4 EStG: 3 Prozent bei Fertigstellung nach 2022, 2 Prozent für Baujahre 1925 bis 2022, 2,5 Prozent für ältere. Für Wohngebäude mit Baubeginn oder Anschaffung zwischen 1. Oktober 2023 und 30. September 2029 ist alternativ die degressive Abschreibung von 5 Prozent nach § 7 Abs. 5a EStG wählbar.

Rechenbeispiel: 320.000 Euro Kaufpreis plus 32.000 Euro Nebenkosten, 25 Prozent auf den Boden, bleiben 264.000 Euro Gebäudeanteil. Baujahr 1968, also 2 Prozent: 5.280 Euro Abschreibung im Jahr, bei 42 Prozent Grenzsteuersatz rund 2.218 Euro weniger Einkommensteuer. Die Aufteilung zwischen Boden und Gebäude müssen Sie nachvollziehbar herleiten, im Kaufvertrag oder über Bodenrichtwert und Sachwert.

Die Erklärung ist sieben Monate nach Jahresende fällig, für 2026 also am 31. Juli 2027 (§ 149 Abs. 2 AO); mit Steuerberater später. Wird sie nicht binnen 14 Monaten abgegeben, setzt das Finanzamt zwingend einen Verspätungszuschlag fest (§ 152 Abs. 2 AO): 0,25 Prozent der um Vorauszahlungen verminderten Steuer je angefangenem Monat, mindestens 25 Euro je angefangenem Monat (§ 152 Abs. 5 AO). Der Werbungskostenabzug bleibt erhalten.

Welche Klauseln im Mietvertrag diese Pflichten wirksam regeln, behandelt der Ratgeber zum Wohnraummietvertrag. Diese Einordnung ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; bei einer schon streitigen Abrechnung oder einem Unfall auf dem Grundstück ist fachlicher Rat der schnellere Weg.