Unterlagen für den Hausverkauf: Was das Gesetz verlangt, was der Notar braucht und was den Preis trägt

Der Makler bittet um Grundrisse, der erste Interessent fragt nach der Wohnfläche, der Notar braucht Grundbuchblatt und Gemarkung, und die Bank des Käufers will wissen, wann das Dach zuletzt gedeckt wurde. Diese Anforderungen kommen nie sortiert, sondern nacheinander und meistens mit dem Hinweis, es eile. Hinter genau einer davon steht ein Gesetz mit einer Sanktion. Alles Übrige ist entweder Bedingung für einen Termin oder Material für eine Verhandlung.

Diese Unterscheidung bestimmt die Reihenfolge. Was von einer Behörde kommt und Wochen dauert, gehört an den Anfang, lange bevor das erste Exposé steht. Was ohnehin in Ihrem Ordner liegt, kann warten. Und was einen Mangel dokumentiert, folgt eigenen Regeln: Solche Papiere dürfen nicht im Stapel untergehen.

Der Energieausweis ist die einzige echte Pflicht

Seit dem 29. Juli 2026 heißt das frühere Gebäudeenergiegesetz Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG); verkündet wurde es am 28. Juli 2026. Die Nummerierung der Energieausweis-Vorschriften hat sich dabei nicht verschoben, die Fundstellen aus dem GEG gelten unverändert weiter — nur eben unter neuem Kürzel.

Nach § 80 Absatz 3 Satz 1 GModG muss ein Energieausweis ausgestellt werden, sobald ein bebautes Grundstück oder Wohnungseigentum verkauft werden soll und kein gültiger Ausweis vorliegt. Gültig ist er zehn Jahre ab Ausstellung (§ 79 Absatz 3 GModG). Der praktisch entscheidende Absatz ist § 80 Absatz 4: Verkäufer oder Makler haben dem Interessenten den Ausweis oder eine Kopie spätestens bei der Besichtigung vorzulegen; ein deutlich sichtbarer Aushang oder ein Auslegen während des Termins genügt. Findet keine Besichtigung statt, ist unverzüglich vorzulegen, spätestens auf Aufforderung. Und nach Satz 5 ist der Ausweis unverzüglich nach Abschluss des Kaufvertrags an den Käufer zu übergeben.

Wer das unterlässt, handelt ordnungswidrig: § 108 Absatz 1 Nummer 18 GModG erfasst die fehlende Vorlage, Nummer 19 die fehlende Übergabe, Nummer 21 die fehlenden Pflichtangaben in der Immobilienanzeige nach § 87 Absatz 1. Der Rahmen steht in § 108 Absatz 2 Nummer 2: bis zu 10.000 Euro. Welche fünf Angaben eine Anzeige tragen muss, behandelt Pflichtangaben in der Immobilienanzeige im Detail.

Ausgenommen sind nach § 79 Absatz 4 GModG kleine Gebäude — das Gesetz definiert sie in § 3 als Gebäude mit höchstens 50 Quadratmetern Nutzfläche — sowie Baudenkmäler. Zum 1. Januar 2027 greift die zweite Stufe des GModG mit einem neu gefassten Energieausweisrecht; dann entfällt unter anderem diese Ausnahme für Baudenkmäler (was sich 2027 ändert).

Der Zeitfaktor liegt nicht bei der Ausstellung, sondern bei den Daten. Für einen Verbrauchsausweis verlangt § 82 Absatz 4 Satz 2 GModG Abrechnungen aus einem zusammenhängenden Zeitraum von 36 Monaten, dessen jüngste Abrechnungsperiode nicht länger als 18 Monate zurückliegen darf. Wer diese drei Jahresabrechnungen erst suchen muss, verliert Wochen. Die Verbraucherzentrale nennt für einfache Verbrauchsausweise Preise ab knapp unter 100 Euro und warnt vor Angeboten unter 70 Euro; ein Bedarfsausweis mit Ortstermin bewegt sich bei einem Einfamilienhaus üblicherweise im Bereich von 300 bis 500 Euro, weil die Aufnahme von Bauteilen und Anlagentechnik den Aufwand treibt.

Ohne diese Papiere kommt kein Beurkundungstermin zustande

Der Notar prüft nicht Ihren Ordner, sondern Register. Das erklärt, warum manche Unterlage, die in Ratgebern als unverzichtbar gilt, für den Termin gar nicht von Ihnen kommen muss.

Grundbuchauszug. Notare besitzen nach § 133 Absatz 2 GBO eine Genehmigung für den automatisierten Grundbuchabruf und holen den aktuellen Stand selbst. Trotzdem sollten Sie früh einen eigenen Auszug lesen, denn dort stehen die Überraschungen: ein Wegerecht in Abteilung II, ein Nießbrauch der Schwiegermutter, eine Grundschuld über 180.000 Euro, die längst getilgt, aber nie gelöscht wurde. Die Löschungsbewilligung stellt die Bank erst nach vollständiger Ablösung aus — das ist der Punkt, an dem Zeitpläne kippen. Einsicht bekommt nach § 12 GBO, wer ein berechtigtes Interesse darlegt; als Eigentümer genügt der Nachweis. Die Gebühren stehen im Kostenverzeichnis zum GNotKG: 10 Euro für den Ausdruck (Nummer 17000), 20 Euro für den amtlichen Ausdruck (17001), 5 Euro für eine unbeglaubigte und 10 Euro für eine beglaubigte Datei (17002, 17003).

Flurkarte. Der Auszug aus der Liegenschaftskarte kommt vom Katasteramt oder der zuständigen Vermessungsbehörde, in vielen Ländern über ein Online-Portal binnen Minuten als PDF. Die Gebühren unterscheiden sich regional: Köln verlangt 15 Euro für eine Standardausgabe aus dem amtlichen Liegenschaftskataster über das Online-Formular, auf dem herkömmlichen Weg 30 Euro bis DIN A3 und 60 Euro für größere Formate. Für den Kaufvertrag reicht der einfache Auszug; den deutlich teureren amtlichen Lageplan brauchen Sie nur für ein Bauvorhaben.

Baulastenauskunft. Eine Baulast ist eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung gegenüber der Bauaufsicht — etwa eine Abstandsfläche, die auf Ihrem Grundstück für den Nachbarn freigehalten wird. Sie steht nicht im Grundbuch, sondern im Baulastenverzeichnis der unteren Bauaufsichtsbehörde. Genau deshalb ist sie die häufigste Lücke in Verkaufsunterlagen. Bayern führt als einziges Land kein Baulastenverzeichnis; dort werden vergleichbare Bindungen als Dienstbarkeit im Grundbuch gesichert. Brandenburg führt seit Juli 2016 wieder eines. Rechnen Sie mit einer Bearbeitungszeit von wenigen Tagen bis zu drei Wochen und Gebühren im unteren zweistelligen Bereich.

Zeugnis über das Vorkaufsrecht. Diesen Punkt übersehen Verkäufer regelmäßig, obwohl er den Eigentumsübergang blockieren kann. Nach § 28 Absatz 1 Satz 2 BauGB darf das Grundbuchamt den Käufer nur eintragen, wenn ihm die Nichtausübung oder das Nichtbestehen eines gemeindlichen Vorkaufsrechts nachgewiesen ist. Die Gemeinde stellt dafür auf Antrag ein Zeugnis aus (Satz 3). Ausüben kann sie das Recht nach § 28 Absatz 2 Satz 1 BauGB binnen drei Monaten nach Mitteilung des Kaufvertrags. Der Notar holt das Zeugnis ein, aber die Wartezeit gehört in Ihren Zeitplan.

Wohnflächenberechnung. Die Wohnflächenverordnung gilt kraft Gesetzes nur für den Bereich der Wohnraumförderung (§ 1 Absatz 1 WoFlV). Für einen freihändigen Verkauf ist sie Konvention, keine Vorschrift — was sie nicht weniger wichtig macht, denn Käufer und Bank rechnen mit ihr. Nach § 4 WoFlV zählen Flächen unter einem Meter lichter Höhe gar nicht, Flächen zwischen einem und zwei Metern zur Hälfte, Balkone und Terrassen in der Regel zu einem Viertel, höchstens zur Hälfte.

Ein Dachgeschoss mit 60 Quadratmetern Grundfläche, davon 18 unter einem Meter, 14 zwischen einem und zwei Metern und 28 darüber, bringt also 28 + 7 = 35 Quadratmeter Wohnfläche. Eine Terrasse von 12 Quadratmetern steuert regelmäßig 3 Quadratmeter bei. Wer stattdessen nach DIN 277 rechnet, erhält eine deutlich größere Zahl, weil dort Grundflächen anders erfasst und nicht gekürzt werden. Steht im Exposé die eine und im Kaufvertrag die andere Zahl, entsteht ein Streit, der sich mit einer sauberen Aufstellung je Raum vermeiden lässt.

Eigentumswohnung: die Verwaltung ist der Flaschenhals

Bei Wohnungseigentum kommt ein zweiter Satz Unterlagen hinzu, und er kommt fast vollständig von der Hausverwaltung. Teilungserklärung, Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung liegen als Anlagen der Eintragungsbewilligung in der Grundakte (§ 7 Absatz 4 WEG) und lassen sich dort beziehen. Aus der Verwaltung brauchen Sie die Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen, die Beschluss-Sammlung nach § 24 Absatz 7 WEG, die letzten Jahresabrechnungen, den laufenden Wirtschaftsplan und den Stand der Erhaltungsrücklage (§ 19 Absatz 2 Nummer 4 WEG). Ihr Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen folgt aus § 18 Absatz 4 WEG.

Prüfen Sie außerdem, ob die Teilungserklärung eine Veräußerungsbeschränkung enthält. Ist eine solche Zustimmung vereinbart, bleibt die Veräußerung nach § 12 Absatz 3 WEG unwirksam, solange sie nicht erteilt ist — versagt werden darf sie nur aus wichtigem Grund. Fordern Sie diese Zustimmung schriftlich an, sobald der Käufer feststeht, nicht erst nach der Beurkundung.

Was die Bank des Käufers aus den Papieren herausliest

Die Finanzierung scheitert selten am Kaufpreis, sondern an der Bewertung. Für Pfandbriefbanken gibt die Beleihungswertermittlungsverordnung vor, was in das Gutachten gehört. § 5 Absatz 4 BelWertV verlangt ausdrücklich, alle wertbeeinflussenden Umstände zu nennen — namentlich Nutzungsbeschränkungen, Dienstbarkeiten, Duldungspflichten, Vorkaufsrechte, Sanierungsvermerke und Baulasten — und sie gegebenenfalls wertmindernd zu berücksichtigen. Ihre Baulastenauskunft ist damit kein Formalismus, sondern eine Bewertungsgrundlage.

Noch unmittelbarer wirkt § 4 Absatz 3 BelWertV: Erkennbarer Instandhaltungsrückstau, Baumängel oder Bauschäden führen zu einem gesonderten Abschlag vom Beleihungswert, bemessen nach den geschätzten Beseitigungskosten. Ein Dach von 1998 ohne jeden Beleg wird vorsichtig geschätzt; dasselbe Dach mit Rechnung über die Neueindeckung von 2019 wird es nicht. Liegt der abzusichernde Darlehensbetrag unter 600.000 Euro, genügt nach § 24 Absatz 1 BelWertV eine vereinfachte Wertermittlung ohne vollständiges Gutachten — der Unterlagenbedarf des Käufers hängt also auch an seiner Finanzierungshöhe.

Die Unterlagen, die den Preis tragen

Keines der folgenden Dokumente ist vorgeschrieben. Fehlt es, wird der Verkauf trotzdem beurkundet — nur eben zu einem Preis, der die Unsicherheit einpreist.

Die Bauakte mit Baugenehmigung, genehmigten Bauzeichnungen, Statik und Abnahme liegt im Archiv der unteren Bauaufsichtsbehörde. Die Kosten sind kommunal geregelt: Hamburg berechnet 40 Euro je Aktenband für die Einsicht vor Ort, Bremen eine Grundgebühr von 52 Euro für die digitale Bauakte einschließlich der ersten 10 Megabyte und 30 Euro je weitere angefangene 30 Megabyte. Die Bearbeitung dauert je nach Auslastung von etwa einer Woche bis zu mehreren Monaten; Bremen nennt drei bis sechs Wochen als Regelfall. Beantragen Sie die Einsicht deshalb zuerst. Der eigentliche Wert liegt im Abgleich: Deckt sich die genehmigte Nutzung mit der tatsächlichen? Ein ausgebautes Dachgeschoss, ein angebauter Wintergarten oder eine zum Hobbyraum umgewidmete Garage ohne Genehmigung ist ein Preisthema — und ein Offenlegungsthema.

Sanierungsnachweise wirken nur, wenn sie prüfbar sind: Handwerkerrechnungen mit Datum und Leistungsbeschreibung, Fachunternehmererklärungen, Förderbescheide von BAFA oder KfW, Datenblätter zu Fenstern, Dämmung und Wärmeerzeuger. Bei der Wartung zählen der Feuerstättenbescheid des bevollmächtigten Bezirksschornsteinfegers nach § 14a SchfHwG, die Kehr- und Messbescheinigungen, die Wartungsprotokolle der Heizung sowie Nachweise über Heizungsprüfung und hydraulischen Abgleich nach §§ 60b und 60c GModG.

Der Grundsteuerbescheid der Gemeinde beantwortet die erste Frage jedes Käufers nach den laufenden Kosten; legen Sie den Grundsteuerwert- und Messbescheid des Finanzamts dazu, weil die Beträge seit der Neubewertung zum 1. Januar 2025 vielerorts von den alten Erwartungen abweichen. Die Wohngebäudeversicherung schließlich geht nach § 95 Absatz 1 VVG kraft Gesetzes auf den Käufer über; Versicherer und Erwerber können nach § 96 VVG jeweils binnen eines Monats kündigen. Police, Deckungsumfang und Schadenhistorie gehören deshalb in die Unterlagen — die Schadenakte ist zugleich der ehrlichste Nachweis darüber, was am Haus schon einmal passiert ist.

Dokument	Ausstellende Stelle	Realistische Dauer	Gebühr
Energieausweis (Verbrauch)	qualifizierter Aussteller nach § 88 GModG	Tage, sobald 36 Monate Abrechnungen vorliegen	ab knapp 100 €
Energieausweis (Bedarf)	Energieberater, Architekt, Ingenieur	ein bis drei Wochen mit Ortstermin	300–500 € (EFH)
Grundbuchauszug	Grundbuchamt beim Amtsgericht	Datei oft am selben Tag	5–20 €
Flurkarte	Katasteramt / Vermessungsbehörde	Online meist sofort	15–30 €
Baulastenauskunft	untere Bauaufsichtsbehörde (nicht in Bayern)	wenige Tage bis drei Wochen	15–50 €
Bauakteneinsicht	Bauaktenarchiv der Bauaufsicht	eine Woche bis mehrere Monate	40–52 € plus Kopien
Teilungserklärung, Protokolle	Grundakte bzw. Hausverwaltung	ein bis vier Wochen	nach Verwaltervertrag
Zeugnis zum Vorkaufsrecht	Gemeinde, über den Notar	Frist bis drei Monate	meist gebührenfrei

Wenn eine Unterlage einen Mangel belegt

Hier endet die Logik des Sammelns. Ein Haftungsausschluss im Kaufvertrag ist üblich und wirksam, aber er trägt nicht, soweit der Verkäufer einen Mangel arglistig verschwiegen hat (§ 444 BGB). Wer ein Gutachten über Feuchtigkeit im Keller besitzt, ein Protokoll über eine beschlossene Sonderumlage oder ein Schreiben der Bauaufsicht zu einer ungenehmigten Nutzung, kann dieses Papier nicht einfach zurückhalten.

Er kann es aber auch nicht beliebig verstecken. Der Bundesgerichtshof hat am 15. September 2023 entschieden, dass ein Verkäufer, der dem Käufer Zugriff auf einen Datenraum gewährt, seine Aufklärungspflicht nur erfüllt, wenn er aufgrund der Umstände die berechtigte Erwartung haben kann, dass der Käufer durch Einsichtnahme Kenntnis von dem offenbarungspflichtigen Umstand erlangt (V ZR 77/22). Im entschiedenen Fall war ein Versammlungsprotokoll mit Sanierungskosten in Millionenhöhe zwei Tage vor der Beurkundung ohne Hinweis eingestellt worden. Das reichte dem Senat nicht.

Für den privaten Hausverkauf heißt das schlicht: Kritische Unterlagen werden aktiv übergeben, nicht bereitgestellt. Nennen Sie den Umstand im Gespräch, benennen Sie ihn im Kaufvertragsentwurf und lassen Sie sich die Übergabe mit Datum quittieren. Das nützt auch Ihnen, denn nach § 442 Absatz 1 BGB kann der Käufer wegen eines Mangels, den er bei Vertragsschluss kannte, keine Rechte geltend machen. Wie weit die Offenlegung im Einzelfall reicht und wo sie in Rechtsberatung übergeht, klärt Mängel beim Hausverkauf offenlegen.

Womit Sie diese Woche anfangen

1. Energieausweis heraussuchen und das Ausstellungsdatum prüfen. Älter als zehn Jahre oder nicht vorhanden? Dann zuerst die Heizkostenabrechnungen der letzten 36 Monate zusammenstellen, bevor Sie einen Aussteller beauftragen.
2. Grundbuchauszug als unbeglaubigte Datei für 5 Euro bestellen und Abteilung II und III Zeile für Zeile durchgehen. Jede nicht mehr valutierende Grundschuld sofort bei der Bank zur Löschung anmelden.
3. Bauakteneinsicht beantragen — das ist der längste Weg. Parallel Flurkarte und, außerhalb Bayerns, Baulastenauskunft anfordern.
4. Bei einer Eigentumswohnung die Verwaltung in einem einzigen Schreiben um Teilungserklärung, drei Jahre Protokolle, Abrechnungen, Rücklagenstand und die Zustimmung nach § 12 WEG bitten.
5. Einen getrennten Ordner für alles anlegen, was einen Schaden, eine Auflage oder einen offenen Streit dokumentiert. Diese Papiere gehen nicht in den Datenraum, sondern in das Gespräch und in den Vertrag.