Besichtigungen organisieren: Beim vermieteten Objekt endet Ihre Terminhoheit

Ein Inserat, das am Donnerstagabend online geht, hat bis Sonntag oft mehrere Dutzend Anfragen gesammelt. Das fühlt sich nach Nachfrage an, ist aber zunächst nur Arbeit: Jede Nachricht will beantwortet, jeder Termin abgestimmt, jede Absage ausgesprochen werden. Wer den Stapel ungefiltert abarbeitet, ist müde, bevor der Interessent auftaucht, der es ernst meint.

Steht die Wohnung leer, ist das ein Organisationsproblem. Ist sie vermietet, kommt eine Grenze dazu, die sich nicht durch besseres Zeitmanagement verschieben lässt. Über den Zutritt zur Wohnung entscheidet nicht Ihr Eigentum allein, sondern eine eng zugeschnittene Nebenpflicht des Mieters. Wer sie übergeht, verliert nicht nur Termine, sondern regelmäßig auch die Position, aus der heraus er später argumentieren wollte.

Aus fünfzig Anfragen werden keine fünfzig Termine

Wie oft aus einer Kontaktanfrage ein Beurkundungstermin wird, ist nirgends belastbar veröffentlicht. Die großen Portale messen Nachfrage als Kontaktanfragen je Inserat und Woche und geben daraus Verlaufskurven aus; Abschlussquoten je Objekt gehören nicht dazu. Jede kursierende Prozentzahl stammt aus Einzelerfahrungen und trägt keine Planung. Brauchbar ist deshalb nur Ihre eigene Zählung nach dem ersten Wochenende.

Rechnen Sie stattdessen zuerst mit Zeit. Angenommen, für eine Eigentumswohnung gehen binnen zehn Tagen 50 Anfragen ein, und Sie bedienen jede mit einem eigenen Termin: 45 Minuten Rundgang, dazu Anfahrt, Wartezeit und Nachbereitung, realistisch eine Stunde. Das sind 50 Stunden. Bei drei Terminen an einem Abend und zwei Abenden pro Woche ist der Kalender gut acht Wochen belegt, vorausgesetzt, niemand sagt kurzfristig ab. Bei einer vermieteten Wohnung wird daraus eine Planung, die es gar nicht geben kann: Legt man den Maßstab an, den das Landgericht Frankfurt am Main aufgestellt hat — drei Besichtigungen im Monat zu je 30 bis 45 Minuten (Urteil vom 24. Mai 2002 – 2/17 S 194/01) —, dauern 50 Einzeltermine über ein Jahr.

Die Konsequenz ist nicht, schneller durchzulaufen, sondern vorher zu sortieren. Drei Gruppen genügen, und die Zuordnung gelingt meist beim ersten Lesen.

Gruppe	Woran Sie sie erkennen	Was Sie tun
Ohne Objektbezug	Textbaustein ohne Bezug zur Anzeige, keine Angabe zum Zeithorizont, verdeckte Makler- oder Ankaufsakquise	Kurze Absage am selben Tag, Daten anschließend löschen
Objektbezug, Finanzierung offen	Konkrete Rückfragen zu Baujahr, Heizung, Hausgeld; zur Finanzierung steht nichts	Einladung in das nächste Terminfenster
Objektbezug und Nachweis	Finanzierungsbestätigung liegt vor oder wird auf Nachfrage sofort geschickt	Einzeltermin, Unterlagen vorab digital

Warum die Finanzierungsbestätigung das sachlichste Kriterium ist

Eine Finanzierungsbestätigung ist die Erklärung einer Bank oder eines Vermittlers, dass eine Finanzierung in einer bestimmten Größenordnung nach heutigem Stand darstellbar erscheint. Sie ist in aller Regel unverbindlich und ersetzt keine Kreditzusage; die kommt erst nach der Objekt- und Bonitätsprüfung. Ihr Wert für Sie liegt woanders: Sie zeigt, dass jemand mit einer Bank gesprochen und Zahlen auf den Tisch gelegt hat.

Als Filter ist sie deshalb sachlich, weil sie exakt eine Frage stellt — kann diese Person den Preis aufbringen — und keine zweite. Sie fragt nicht nach Beruf, Familienstand, Herkunft oder Kinderzahl. Und sie verlangt nichts, was der Interessent nicht ohnehin bräuchte. Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge oder eine vollständige Auskunftei-Auskunft gehören dagegen nicht in Ihre Hände: Diese Prüfung macht die Bank, die das Risiko trägt, und der Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO spricht gegen jede Unterlage, die Sie für die Kaufentscheidung nicht auswerten.

Der Zeitpunkt entscheidet über die Wirkung. Wer den Nachweis schon in der ersten Antwortmail fordert, schreckt auch solide Interessenten ab, die noch keinen Termin bei ihrer Bank hatten. Praktikabel ist die Zweiteilung: Ins offene Terminfenster kommt jeder mit erkennbarem Objektbezug, in den Einzeltermin nur, wer den Nachweis mitbringt. Bei vermieteten Objekten kehrt sich das um — dort ist der Zutritt selbst das knappe Gut, weshalb der Nachweis dort vor den ersten Termin gehört.

Terminfenster statt Einzelterminen

Ein Terminfenster ist kein Massenauflauf, bei dem zwölf Parteien gleichzeitig durch die Räume gehen. Bewährt hat sich ein Block von zwei Stunden mit versetztem Einlass alle 15 Minuten und vier bis fünf Parteien. Jede bekommt ihre Zeit, die Überschneidung bleibt gering, und Sie sind nicht an fünf Abenden unterwegs, sondern an einem.

Drei organisatorische Punkte entscheiden darüber, ob das Fenster hält:

1. Bestätigung mit Ablaufdatum. Verschicken Sie 48 Stunden vorher eine Nachricht, die eine Antwort verlangt; wer nicht bestätigt, verliert den Platz an die Nachrückerliste. Diese eine Regel räumt den größten Teil der Nichterschienenen aus dem Kalender, weil sie eine aktive Handlung fordert.
2. Der Energieausweis liegt bereit. Nach § 80 Abs. 4 des Gebäudemodernisierungsgesetzes ist der Ausweis oder eine Kopie dem Interessenten spätestens bei der Besichtigung vorzulegen; ein deutlich sichtbarer Aushang während des Termins genügt. Wer das versäumt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die nach § 108 Abs. 1 Nr. 18 in Verbindung mit Abs. 2 Nr. 2 GModG mit bis zu 10.000 Euro geahndet werden kann.
3. Absagen werden ausgesprochen. Schweigen kostet Sie mehr Zeit als eine Absage, weil jeder Unbeantwortete zweimal nachfragt. Zwei Sätze mit Datum reichen, und sie sind zugleich der Startpunkt für die Löschung der Daten.

Beim Nachfassen gilt Zurückhaltung. Eine Nachricht rund 48 Stunden nach dem Termin, die eine konkrete Frage stellt und eine Frist für ein schriftliches Gebot nennt, bringt mehr als drei allgemeine Erinnerungen; bleibt sie unbeantwortet, ist die Antwort gegeben. Und wer zuerst bietet, ist damit nicht der beste Käufer — eine einheitliche Gebotsfrist für alle, die im Fenster waren, verhindert, dass Sie sich vorzeitig binden.

Bei der vermieteten Wohnung entscheidet nicht Ihr Eigentum allein

Der Bundesgerichtshof hat 2014 mit einer Deutlichkeit Schluss gemacht, die in vielen Mietverträgen bis heute nicht angekommen ist. Ein periodisches Kontrollrecht, etwa alle ein bis zwei Jahre, steht dem Vermieter nicht zu. Vielmehr besteht, so der Leitsatz, eine aus § 242 BGB herzuleitende Nebenpflicht des Mieters, dem Vermieter nach entsprechender Vorankündigung den Zutritt zu gewähren, nur dann, wenn es dafür einen konkreten sachlichen Grund gibt (Urteil vom 4. Juni 2014 – VIII ZR 289/13).

Der Grund dafür ist verfassungsrechtlich: Während der Mietzeit ist das alleinige und uneingeschränkte Gebrauchsrecht dem Mieter zugewiesen, und seine Wohnung steht als räumliche Sphäre des Privatlebens unter dem Schutz des Art. 13 Abs. 1 GG, der das Recht gewährleistet, in diesen Räumen in Ruhe gelassen zu werden. Eine Formularklausel, die das Betreten ganz allgemein zur Überprüfung des Wohnungszustands erlaubt, hielt der Senat deshalb für unwirksam nach § 307 Abs. 1 Satz 1 BGB. Wenn in Ihrem Mietvertrag eine solche Klausel steht, tragen Sie damit nichts.

Die Rücksichtnahmepflicht des § 241 Abs. 2 BGB wirkt zudem in beide Richtungen. In dem entschiedenen Fall hatte die Vermieterin einen vereinbarten Termin zur Kontrolle der Rauchmelder eigenmächtig zu einer Hausbesichtigung ausgeweitet und die Aufforderung, das Haus zu verlassen, missachtet. Ihre anschließende Kündigung scheiterte gerade daran, dass ihr eigenes vertragswidriges Verhalten in die Abwägung einzubeziehen war — und die vorgerichtlichen Anwaltskosten des Mieters musste sie nach § 280 Abs. 1 BGB ersetzen.

Verkaufsabsicht ist ein Anlass, aber kein Freibrief

2023 hat der Bundesgerichtshof den offenen Punkt geklärt: Die beabsichtigte Veräußerung der Wohnung ist ein konkreter sachlicher Grund im Sinne der Entscheidung von 2014 (Urteil vom 26. April 2023 – VIII ZR 420/21). Das Gericht ordnet die Interessen dabei klar: Weil die Beeinträchtigung des Mieters typischerweise geringfügig ist, treten seine durch Art. 13 Abs. 1 GG und Art. 14 Abs. 1 GG geschützten Interessen regelmäßig hinter das ebenfalls von Art. 14 Abs. 1 GG geschützte Interesse des Eigentümers zurück, über sein Eigentum frei zu verfügen und es bei Bedarf zu veräußern.

Die Ausnahme setzt der Senat hoch an, aber er setzt sie: Ist der Mieter durch die Besichtigung der Gefahr schwerwiegender Gesundheitsbeeinträchtigungen oder gar einer Lebensgefahr ausgesetzt und damit in seinem Grundrecht aus Art. 2 Abs. 2 Satz 1 GG betroffen, können die Vermieterinteressen zurücktreten. Im Streitfall — eine Mieterin mit schwerer psychischer Erkrankung und mehreren Suizidversuchen — hatte das Berufungsgericht dazu ein psychiatrisches Gutachten eingeholt. Wer eine solche Situation vor sich hat, verhandelt sie nicht selbst, sondern lässt sie anwaltlich klären.

Zur Frist, zur Häufigkeit und zur Dauer schweigt das Gesetz. Es gibt keine gesetzliche Ankündigungsfrist, und die Instanzgerichte haben dazu über die Jahre alles zwischen 24 Stunden und zwei Wochen entschieden — abhängig davon, ob der Mieter berufstätig ist, wie weit er anreisen muss und wie regelmäßig Termine stattfinden. Der am häufigsten zitierte Maßstab stammt vom Landgericht Frankfurt am Main: drei Tage Vorlauf, drei Termine im Monat, 30 bis 45 Minuten je Termin, an Werktagen zu üblichen Zeiten (Urteil vom 24. Mai 2002 – 2/17 S 194/01). Das ist Instanzrechtsprechung und keine Zusage: Ob die Zumutbarkeitsgrenze im Einzelfall überschritten ist, entscheidet nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs der Tatrichter anhand der konkreten Umstände.

Tragfähig ist deshalb die schriftliche Ankündigung, die mehr sagt, als sie müsste: Anlass, Datum und Uhrzeit, geplante Dauer, wer kommt und mit wie vielen Personen, dazu zwei Alternativtermine. Wer dem Mieter zusätzlich anbietet, anwesend zu sein oder sich vertreten zu lassen, und zusagt, dass in bewohnten Räumen nicht fotografiert wird, bekommt Termine, die er sonst erstreiten müsste.

Wenn der Mieter blockiert — und was Sie auf keinen Fall tun

Der erste Schritt ist kein juristischer. Fragen Sie, woran es liegt: an der Uhrzeit, an fremden Menschen in der Wohnung, an der Sorge vor einer Kündigung durch den Käufer. Vieles davon löst sich mit festen Zeitfenstern, einer Begleitperson oder der Zusage, dass der Mietvertrag unberührt bleibt. Prüfen Sie bei dieser Gelegenheit auch, ob der Mieter selbst als Käufer in Frage kommt: Wurde an der Wohnung nach der Überlassung Wohnungseigentum begründet oder soll es begründet werden, steht ihm ohnehin ein Vorkaufsrecht nach § 577 Abs. 1 BGB zu, dessen Ausübungsfrist über die Vorschriften zum Vorkauf zwei Monate ab Empfang der Mitteilung beträgt (§ 469 Abs. 2 Satz 1 BGB).

Bleibt es bei der Verweigerung, ist der geordnete Weg: schriftliche Abmahnung, dann Klage auf Duldung der Besichtigung, dann Vollstreckung aus dem Titel. Der Bundesgerichtshof hat 2010 klargestellt, dass die Verletzung der vertraglich festgelegten Zutrittspflicht auch ein wichtiger Grund für eine außerordentliche Kündigung sein kann — ob der Vermieter zuvor einen Duldungstitel erwirken und Vollstreckungsversuche nach § 890 ZPO unternehmen muss, ist eine Wertung des Einzelfalls (Beschluss vom 5. Oktober 2010 – VIII ZR 221/09). Im dortigen Fall lagen ein rechtskräftiger Duldungstitel und eine Abmahnung bereits vor. Rechnen Sie also nicht damit, dass ein einzelner geplatzter Termin für eine Kündigung trägt.

Was in keinem Fall geht, ist der Weg über den eigenen Schlüssel. Das eigenmächtige Betreten der vermieteten Wohnung ist verbotene Eigenmacht nach § 858 BGB und erfüllt den Tatbestand des Hausfriedensbruchs nach § 123 StGB, der mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bedroht ist. Ein Zweitschlüssel begründet kein Nutzungsrecht: Er darf ohne Einverständnis des Mieters nur bei akuter Gefahr eingesetzt werden, etwa bei Wasserrohrbruch oder Brand. Wer die Wohnung dagegen mit Kaufinteressenten in Abwesenheit des Mieters betritt, verliert nicht nur den Prozess um die nächste Besichtigung, sondern setzt sich Unterlassungs- und Schadensersatzansprüchen aus.

Zu selten geprüft wird die ruhige Alternative: der Verkauf im vermieteten Zustand an einen Kapitalanleger. Dessen Entscheidung hängt weniger am Rundgang als an Mietvertrag, Mietenaufstellung, Betriebskostenabrechnungen, Protokollen der Eigentümerversammlung und der Instandhaltungsrücklage. Ein einziger, gut vorbereiteter Termin für den ernsthaften Bieter ist dann realistischer als zwölf Rundgänge durch eine bewohnte Wohnung.

Was mit den Daten der Interessenten geschieht

Nach zwei Wochen Vermarktung liegen Namen, Telefonnummern, Mailadressen und teils Finanzierungsunterlagen von mehreren Dutzend fremden Menschen bei Ihnen. Ob die Haushaltsausnahme des Art. 2 Abs. 2 Buchst. c DSGVO einen privaten Immobilienverkauf noch deckt, ist nicht abschließend geklärt; sie greift nur für ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeiten, und ein öffentliches Inserat an einen unbestimmten Empfängerkreis passt dazu schlecht. Für einen beauftragten Makler stellt sich die Frage nicht — er ist Verantwortlicher im Sinne der Verordnung. Sicherer ist es, die Grundsätze anzuwenden, statt auf die Ausnahme zu hoffen.

Praktisch bedeutet das drei Dinge. Erheben Sie nur, was Sie für die Auswahl auswerten (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Speichern Sie nicht länger, als der Zweck es erfordert (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Und löschen Sie, sobald der Zweck entfallen ist: Nach Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO besteht ein Löschanspruch, wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Für abgelehnte Interessenten ist dieser Zeitpunkt die Absage, spätestens die Beurkundung mit einem anderen Käufer.

Konkret: Exposé-Verteiler auflösen, die Messenger-Gruppe zur Terminabstimmung löschen, übersandte Finanzierungsbestätigungen vernichten, das Portal-Postfach leeren. Eine Interessentenliste „für den nächsten Verkauf“ aufzuheben, ist genau die Verarbeitung ohne Zweck. Ihre eigenen Vertragsunterlagen behalten Sie natürlich, schon wegen der Zehnjahresfrist des § 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG — die Kontaktdaten der Unterlegenen gehören nicht dazu.

Ein Punkt betrifft den Mieter unmittelbar. Der Mietvertrag gehört in die Unterlagen für ernsthafte Interessenten, aber nicht mit Name, Geburtsdatum und Bankverbindung: Diese Angaben werden geschwärzt und erst zur Beurkundung offengelegt. Fotos der bewohnten Wohnung für das Inserat setzen die Einwilligung des Mieters voraus; ohne sie inserieren Sie mit Grundriss, Außenaufnahmen und Bildern des Hauses.

Der Ablauf für die kommenden zwei Wochen

Legen Sie zwei Terminfenster fest, bevor die erste Anfrage kommt. Beschaffen Sie den Energieausweis, falls er fehlt, und legen Sie ihn für den Termin bereit. Formulieren Sie drei Textbausteine — Absage, Einladung ins Fenster, Bitte um die Finanzierungsbestätigung —, damit Sie nicht fünfzigmal neu schreiben. Ist die Wohnung vermietet, schreiben Sie dem Mieter vor dem Inserat, nennen Sie den Anlass, schlagen Sie die Fenster als Termine vor und fragen Sie, welche Uhrzeiten passen. Und setzen Sie sich schon jetzt eine Erinnerung auf den Tag nach der Beurkundung: Das ist der Termin, an dem alle Interessentendaten gelöscht werden.

Die Darstellung gibt den Rechtsstand vom 5. September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Verweigert ein Mieter den Zutritt dauerhaft oder macht er gesundheitliche Gründe geltend, gehört der Fall in anwaltliche Hände.