Verwaltervertrag und Beirat prüfen: Rechte, Pflichten, Voraussetzungen und Ausnahmen

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung gehören zusammen, sind rechtlich aber keine zwei Versionen derselben Rechnung. Der Wirtschaftsplan richtet die Finanzierung der Gemeinschaft nach vorn aus; die Jahresabrechnung ordnet das abgeschlossene Kalenderjahr. In beiden Fällen entscheidet die Gemeinschaft durch Beschluss über bestimmte Zahlungsfolgen. Dieser Beitrag erklärt diese Rechtslage, nicht die Prüfung einer einzelnen Rechnung oder ein Vorgehen gegen einen konkreten Beschluss.

Der Wirtschaftsplan setzt Vorschüsse für die Zukunft fest

§ 28 Absatz 1 WEG verpflichtet den Verwalter, für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Dieser enthält voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben. Die Wohnungseigentümer beschließen über Vorschüsse zur Kostentragung und zu den nach § 19 Absatz 2 Nummer 4 oder durch Beschluss vorgesehenen Rücklagen. Ein einzelner Eigentümer darf deshalb nicht nur eine Hausgeldrate als Verwaltungsvorschlag behandeln: Erst der Beschluss bildet den Rechtsgrund für die laufende Finanzierung.

Vorschüsse sind nicht die endgültigen Kosten der Einheit. Sie stellen der Gemeinschaft Mittel bereit, damit sie laufende Verbindlichkeiten erfüllen und Rücklagen ansammeln kann. Weichen spätere Kosten ab, zeigt dies nicht rückwirkend, dass der Plan unwirksam war. Ebenso kann aus einem Betrag im Wirtschaftsplan nicht geschlossen werden, dass eine entsprechende Rechnung bereits entstanden oder bezahlt worden ist. Plan, tatsächliche Ausgabe und spätere Abrechnung bleiben getrennte Ebenen.

Der individuelle Vorschuss hängt außerdem vom maßgeblichen Kostenverteilungsmaßstab ab. § 16 WEG ist der gesetzliche Ausgangspunkt, aber Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung können für einzelne Kosten eine andere Quote vorsehen. Die Eigentümer können im gesetzlichen Rahmen auch durch Beschluss abweichen. Eine korrekte Prozentrechnung reicht daher nicht, wenn die Kostenart oder die zugrunde liegende Regel nicht geklärt ist.

Die Jahresabrechnung dokumentiert Vergangenes

Nach Ablauf des Kalenderjahres stellt der Verwalter nach § 28 Absatz 2 WEG eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf; sie enthält auch die Einnahmen und Ausgaben. Die Eigentümer beschließen danach über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Die Abrechnungstabelle zeigt folglich die vergangene Finanzlage, während die individuelle Forderung erst an den nachfolgenden Beschluss anknüpft.

Seit der Reform ist es besonders wichtig, Abrechnung und Beschluss nicht zu verschmelzen. Die Eigentümer genehmigen mit dem Abrechnungsbeschluss nicht jede frühere Rechnung einzeln. Umgekehrt verwandelt die Abrechnung nicht automatisch alle künftig erwarteten Kosten in einen neuen Wirtschaftsplan. Ein Nachschuss betrifft die Abrechnungslage; eine Anpassung verändert künftige Vorschüsse. Für ein neues Bauprojekt kann ein eigener Maßnahmen- und Finanzierungsbeschluss notwendig sein.

Unterlage	Zeitbezug	rechtliche Folge	keine Abkürzung zu
Wirtschaftsplan	kommendes Jahr	Vorschüsse, Rücklagenzuführung	Endkostenfeststellung
Jahresabrechnung	vergangenes Jahr	Nachschuss oder Anpassung	bloßem Kontoauszug
Vermögensbericht	Stand nach Jahresende	Information über Vermögen	Zahlungsanordnung
Sonderumlage	zusätzlicher Bedarf	besondere Finanzierung	Abrechnungssaldo

Der Vermögensbericht ergänzt beide Unterlagen

Der Verwalter erstellt nach § 28 Absatz 4 WEG einen Vermögensbericht. Er weist den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen aus und ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen. Damit lässt sich einordnen, ob Rücklagenbestände zu den Planansätzen und den in der Abrechnung ausgewiesenen Bewegungen passen. Der Bericht ersetzt aber weder die Jahresabrechnung noch den Beschluss über Nachschüsse.

Das Geld ist Gemeinschaftsvermögen. Die rechtsfähige Gemeinschaft nach § 9a WEG ist Trägerin dieses Vermögens, nicht der einzelne Eigentümer mit einem frei verfügbaren Bruchteil. Beim Verkauf einer Wohnung können die Parteien die wirtschaftlichen Folgen in ihrem Vertrag regeln; ein Vermögensbericht begründet jedoch keinen automatischen Auszahlungsanspruch. Auch für die Frage, wer eine später fällige Forderung schuldet, reicht der Rücklagenstand allein nicht aus.

Aufgaben von Verwalter, Beirat und Eigentümern

Der Verwalter stellt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Bericht auf. Beschließen müssen die Wohnungseigentümer. Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter nach § 29 WEG; Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vor der Beschlussfassung geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden. Diese Stellungnahme kann eine wichtige Kontrollinformation sein, verschiebt aber weder die Entscheidungszuständigkeit noch macht sie einen Beschluss entbehrlich.

Für die Versammlung gelten §§ 23 bis 25 WEG. Einladung, Tagesordnung, Protokoll, Beschlusssammlung und die tatsächlich vorgelegte Plan- oder Abrechnungsfassung gehören deshalb zusammen. Ein individueller Zahlbetrag im Verwaltungsschreiben ist kein sicherer Nachweis dafür, welchen Gegenstand die Eigentümer beschlossen haben. Bei geänderten Tabellenfassungen ist zusätzlich festzuhalten, welche Version im Termin Grundlage war.

Beschlussgegenstand und Unterlage präzise zuordnen

Bei Plan und Abrechnung ist der Beschlussgegenstand enger als die gesamte Unterlagenmappe. Ein Beschluss über Vorschüsse entscheidet nicht zugleich über jede einzelne Ausgabe; ein Beschluss über Nachschüsse oder Vorschussanpassung ersetzt keine gesonderte Entscheidung über eine neue Maßnahme. Deshalb sollte das Protokoll neben Plan oder Abrechnung liegen, bevor aus einer Zahl eine Zahlungspflicht oder ein Fehler abgeleitet wird.

Praktisch genügt eine Gegenüberstellung mit drei Zeilen: Was war für das vergangene Jahr abgerechnet, welche Folge wurde beschlossen und welche Ansätze gelten künftig? Weicht die Einzelberechnung ab, wird anschließend der einschlägige Schlüssel aus Vereinbarung oder Beschluss geprüft. Diese Reihenfolge trennt Rechenfehler, Informationslücke und mögliche Rechtsfrage.

Fälligkeit und Kontrolle gesondert prüfen

§ 28 Absatz 3 WEG überlässt es den Wohnungseigentümern, Zeitpunkt und Art der Erfüllung durch Beschluss festzulegen. Ein auf der Rechnung vermerktes Zahlungsziel genügt daher nicht als vollständige rechtliche Einordnung. Die Fälligkeit kann im Planbeschluss, im Abrechnungsbeschluss oder in einer ergänzenden Regelung liegen. Beim Eigentümerwechsel ist sie neben dem Kaufvertrag besonders sorgfältig zu lesen.

Hält ein Eigentümer einen Beschluss für rechtswidrig, kann er nach § 44 WEG gegen die Gemeinschaft klagen. § 45 WEG verlangt Klageerhebung binnen eines Monats und Begründung binnen zwei Monaten nach Beschlussfassung. Ob ein Fehler vorliegt, lässt sich nicht aus einer isolierten Tabellenposition ableiten. Bei hoher Nachforderung, ungewöhnlichem Schlüssel, ungeklärter Fälligkeit oder Verkauf sollte eine WEG-erfahrene Beratung die Originalakte prüfen. Dieser Überblick ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.